Per kiek laiko apdorojami dokumentai?
Vienos visiems dokumentams tinkančios trukmės INVOX neskelbia. Vieni dokumentai užbaigiami greitai, kiti užtrunka gerokai ilgiau, o skirtumą lemia pats dokumentas. Toliau paaiškinta, kas per tą laiką vyksta ir kas trukmę pailgina.
Kas vyksta įkėlus failą
Skyrius „Kas vyksta įkėlus failą“Įkeltas failas iš karto patenka į eilę, o toliau eina per kelis etapus:
- Failas paruošiamas: archyvas išpakuojamas, keli dokumentai viename faile atskiriami, nuotraukos kokybė patikrinama.
- Dokumentas perskaitomas ir jo duomenys išgaunami.
- Abi sandorio įmonės sutapatinamos, jų duomenys papildomi iš mokesčių mokėtojų registro, o PVM kodai patikrinami VIES sistemoje.
- Sumos perskaičiuojamos ir sutikrinamos.
- Dokumentą, kuriam reikia papildomo dėmesio, peržiūri specialistas.
Atskirų etapų sąraše nematote. Laukimą eilėje rodo būsena Eilėje…, failo paruošimą – Analizuojama…, o visa kita vyksta būsenoje Apdorojama….
Kokias būsenas matote sąraše, žr. Kas vyksta su įkeltu dokumentu: būsenos.
Kodėl trukmė kaskart skiriasi
Skyrius „Kodėl trukmė kaskart skiriasi“- Dokumento pavidalas. Nuotrauką ar skenuotą dokumentą reikia paruošti skaitymui, todėl jis užtrunka ilgiau nei tekstinis PDF.
- Apimtis. Daug puslapių ir daug prekių eilučių turintis dokumentas skaitomas ilgiau.
- Keli dokumentai viename faile. Toks failas suskaidomas, o kiekvienas gautas dokumentas toliau apdorojamas atskirai. Žr. Keli dokumentai viename faile: skaidymas.
- Nepažįstama įmonė. Naujam kontrahentui reikia registro ir VIES užklausų, o VIES yra išorinė Europos Komisijos sistema.
- Vienu metu įkeltas didelis kiekis. Dokumentai apdorojami ta pačia eile, kuria atkeliavo.
- Papildomas dėmesys. Dokumentas, kurio duomenys nevienareikšmiški, laukia specialisto peržiūros. Tai dažniausia ilgesnio laukimo priežastis.
Iš kur dokumentas atkeliavo
Skyrius „Iš kur dokumentas atkeliavo“Portale įkeltas arba el. paštu atsiųstas failas pradedamas apdoroti iškart. Google Drive aplankas tikrinamas pagal tvarkaraštį, todėl į jį įdėtas dokumentas pirmiausia palaukia, kol bus pastebėtas. Žr. Automatinis įkėlimas iš Google Drive.
Kaip suprasti, kad dokumentas baigtas
Skyrius „Kaip suprasti, kad dokumentas baigtas“Sąrašas Paskutiniai įkėlimai atsinaujina pats, kol jame yra apdorojamų dokumentų. Puslapio perkrauti nereikia.
Užbaigto dokumento eilutė iš šio sąrašo tiesiog dingsta. Atskiro pranešimo nebus: INVOX apie užbaigtą dokumentą nei laiško, nei žinutės nesiunčia. Sąskaitą faktūrą rasite sąskaitų sąraše, šoninėje juostoje pasirinkę įmonę (INVOX ją vadina šalimi).
Kortelėje Sąskaitos viršutinėje juostoje rodomas apdorojamų sąskaitų faktūrų skaitiklis su sukamu ženkleliu. Jis skaičiuoja tik tuos dokumentus, kurie jau susieti su pasirinkta įmone, todėl ką tik įkelto failo jame gali nebūti.
Visus dar apdorojamus dokumentus matote sąraše Paskutiniai įkėlimai. Eilės numerio ar likusio laiko INVOX nerodo, o paskubinti savo dokumento negalima.
Jei dokumentų būseną seka kita programa, apie užbaigtą dokumentą ji gali sužinoti iškart. Tam administratorius nustato webhook adresą; žr. Kaip nustatyti webhook adresą?.
Kai atrodo, kad dokumentas užstrigo
Skyrius „Kai atrodo, kad dokumentas užstrigo“Dokumentas nelieka apdorojamas be galo. Jis arba užbaigiamas, arba atmetamas su nurodyta priežastimi.
Ką patikrinti ir kada rašyti mums, žr. Kodėl dokumentas vis dar apdorojamas?.