Pereiti prie turinio
INVOXINVOXINVOX pagalbos centras

Kaip nustatyti taisykles, kurios užpildo laukus?

Taisyklė vienodai užpildo pasirinktą lauką vieno kliento sąskaitose faktūrose. Pavyzdžiui, ji gali įrašyti vieną išlaidų kodą visiems tiekėjo pirkimams arba sudaryti registracijos numerį iš serijos ir numerio. Taisyklės įrašytą reikšmę matote sąskaitoje faktūroje ir galite ją pakeisti.

Prieš pradedant

Skyrius „Prieš pradedant“
  • Pasirinkite klientą. Žr. Kaip pereiti prie kito kliento?.
  • Taisykles kurti ir keisti gali administratorius arba narys, kuris tvarko šį klientą.
  • Klientui turi būti pasirinkta apskaitos programa. Kol jos nėra, skirtuke rodoma Programa dar nepasirinkta. Žr. Kaip nustatyti įmonės eksporto parametrus ir kodų sąrašus?.
  • Pastovų kodą taisyklė ima iš kliento kodų sąrašo skirtuke Kodai. Jei sąraše kodų dar nėra, tinka bet kokia reikšmė. Žr. Kaip importuoti kodus iš skaičiuoklės?.
  • Taisyklė pildo sąskaitas faktūras, kurios jau yra kliento sąraše Sąskaitos, bet dar neeksportuotos, ir naujas, kai jos atsiranda sąraše. Eksportuotų, eksportuojamų ir jau įrašytų į „Google Drive“ ji nekeičia.
  • Reikšmės, kurią kas nors įvedė ar išvalė, taisyklė niekada nepakeičia.
  • Klientas turi vieną taisyklių sąrašą visoms programoms. Kaip tai veikia, žr. Kaip veikia taisyklės, kurios užpildo laukus?.

Žingsniai

Skyrius „Žingsniai“

  1. Skilties Eksportas ir apskaita skirtuke Taisyklės spauskite Nauja taisyklė.

    Skirtukas „Taisyklės“, kol klientas taisyklių neturi: pažymėtas mygtukas „Nauja taisyklė“, po juo – kortelės su dažnomis taisyklėmis.

    Atsidarys langas Nauja taisyklė. Kairėje kuriate taisyklę, o dešinėje, dalyje Išbandyti, matote, ką ji padarytų.

    Lauke Taisyklės pavadinimas galite įrašyti pavadinimą iki 120 simbolių. Jei jo neįrašysite, pavadinimas bus sudarytas iš to, ką taisyklė pildo.

    Kol klientas taisyklių neturi, skirtuke gali būti rodomos kortelės su dažnomis taisyklėmis. Paspaudus kortelę, atsidaro tas pats langas su iš dalies užpildyta taisykle.

  2. Lauke Kurios sąskaitos pasirinkite Pirkimai ir pardavimai, Tik pirkimai arba Tik pardavimai.

    Lange „Nauja taisyklė“ atvertas laukas „Kurios sąskaitos“: „Pirkimai ir pardavimai“, „Tik pirkimai“ ir „Tik pardavimai“.

    Taisyklė pildys tik šios rūšies sąskaitas faktūras. Iš pradžių pasirinkta Pirkimai ir pardavimai.

  3. Jei taisyklė skirta tik daliai sąskaitų faktūrų, dalyje Tik jei spauskite Pridėti sąlygą.

    Pažymėta dalis „Tik jei“ su viena sąlyga: „Partneris“, „yra bet kuris iš“, „UAB Minvela“ ir nuoroda „arba“.

    Atsiras sąlygos eilutė. Joje nurodoma, ką tikrinti, kaip lyginti ir su kokia reikšme. Tikrinti galima:

    • Partneris – partnerio įmonė, o ne sąskaitoje faktūroje parašytas pavadinimas;
    • Partnerio šalis – šalis arba grupė ES, ne Lietuva ar Ne ES;
    • Dokumento tipas, Serija ir Valiuta;
    • Suma su PVM – didesnė nei arba mažesnė nei nurodyta suma;
    • Eilutės aprašymas – žodžiai eilutės aprašyme;
    • Eilutės PVM tarifas.

    Nuoroda arba prideda dar vieną reikšmę į tą pačią sąlygą. Jei sąlygų kelios, turi tikti visos. Sumą įrašykite be tūkstančių skyriklio, pavyzdžiui, 1000 arba 1000,50.

  4. Dalyje Užpildyti, lauke Laukas, pasirinkite, kurį lauką pildyti.

    Atvertas laukų sąrašas, suskirstytas į grupes „Sąskaitoje“, „Visos sąskaitos kodai“ ir „Kiekvienos eilutės kodai“.

    Sąraše bus kliento programos laukai, pavadinti taip, kaip juos vadina programa. Jie suskirstyti į grupes Sąskaitoje, Visos sąskaitos kodai ir Kiekvienos eilutės kodai. Kurie laukai yra kiekvienoje programoje, žr. Kaip veikia taisyklės, kurios užpildo laukus?.

    Jei programa lauke priima ribotą simbolių skaičių, tai parašyta po bloku. INVOX saugo visą reikšmę, o eksportuojant perduoda tiek simbolių, kiek priima programa.

    Kitą lauką ta pati taisyklė užpildys, jei spausite Užpildyti dar vieną lauką.

  5. Nurodykite, kokią reikšmę laukas gaus.

    Pažymėtas blokas „Užpildyti Pavadinimas 1“: reikšmės langelyje „Serija“, brūkšnys ir „Numeris“, po juo – mygtukas „Įterpti sąskaitos duomenis“ ir pasirinkimas „Palikti“.

    Dalyje Išbandyti matysite, ką taisyklė padarytų vienai iš penkių naujausių kliento sąskaitų faktūrų: dabartinę reikšmę ir naują, pažymėtą ⚡. Žemiau parašyta, kiek sąskaitų faktūrų, kurios sąraše Sąskaitos atsirado praėjusį mėnesį, taisyklė pakeistų, paliktų ir praleistų. Kai jų daugiau nei 500, skaičiuojamos naujausios 500. Čia niekas neišsaugoma.

    Pažymėta dalis „Išbandyti“: pasirinkta sąskaita VEL1115, lauke „Pavadinimas 1“ – „tuščia“ ir nauja reikšmė „VEL-1115“ su ženklu ⚡.

    Kodų lauke rinksitės vieną iš dviejų būdų:

    • Pastovus kodas – kodas iš kliento sąrašo, kiekvienoje sąskaitoje faktūroje tas pats;
    • Kopijuoti iš sąskaitos – reikšmė imama iš sąskaitos faktūros duomenų. Jei sąraše yra kodų, ji turi sutapti su vienu iš jų.

    Kopijuojamą reikšmę, registracijos numerį ir lauko, kurio sąraše dar nėra kodų, reikšmę sudarote reikšmės langelyje. Jame įrašote tekstą, o mygtukas Įterpti sąskaitos duomenis prideda seriją, numerį, datą, partnerio duomenis ar kito lauko reikšmę.

    Atvertas meniu „Įterpti sąskaitos duomenis“: „Serija“, „Numeris“, „Serija ir numeris“, datos, valiuta ir partnerio duomenys su pasirinktos sąskaitos reikšmėmis.

    Eilutė Jei laukas jau turi reikšmę nurodo, ką daryti su jau esančia reikšme: Palikti (numatytasis) ar Pakeisti. Pasiūlymą taisyklė pakeičia visada, o įvestos ar pataisytos reikšmės – niekada.

  6. Spauskite Išsaugoti taisyklę.

    Lango „Nauja taisyklė“ apačioje pažymėtas mygtukas „Išsaugoti taisyklę“.

    Atsidarys langas Išsaugoti ir pritaikyti. Dalyje Sąskaitos, kurias tai pakeis išvardytos dar neeksportuotos kliento sąskaitos faktūros, kurias išsaugojimas pakeistų. Prie kiekvienos parašyta, kokia lauko reikšmė buvo ir kokia bus. Visos pažymėtos.

    Sąskaitos faktūros, nuo kurių nuimsite žymę, liks tokios, kokios yra. Ši taisyklė jų nepildys ir vėliau, kol nepakeisite, ką ji daro. Kai sąrašas ilgas, sąskaitą faktūrą rasite paieškoje Rasti sąskaitą…. Visas žymes uždėsite ar nuimsite nuorodomis Pažymėti visas ir Atžymėti visas.

    Jei dar neeksportuotų sąskaitų faktūrų daugiau nei 2 000, lange rodomos naujausios 2 000. Senesnėms taisyklė pritaikoma išsaugant, o paspaudus Tik išsaugoti – kai jos pasikeičia. Jei taisyklė nepakeistų nė vienos, lange bus vienas mygtukas Išsaugoti ir pritaikyti.

  7. Spauskite mygtuką su pažymėtų sąskaitų faktūrų skaičiumi, pavyzdžiui, Išsaugoti ir pritaikyti 12 sąskaitų.

    Langas „Išsaugoti ir pritaikyti“: dalyje „Sąskaitos, kurias tai pakeis“ pažymėtos trys sąskaitos su buvusia ir nauja reikšme, pažymėtas mygtukas „Išsaugoti ir pritaikyti 3 sąskaitoms“.

    Taisyklė bus išsaugota ir pritaikyta pažymėtoms sąskaitoms faktūroms, o jų esant daugiau nei 2 000 – ir senesnėms, neišvardytoms. Kol lange rodoma eiga, puslapio neuždarykite.

    Kortelėje Taisyklės atsiras eilutė, pavyzdžiui, Išsaugota. Pasikeitė 12 sąskaitų. Mygtukas Atšaukti joje grąžina ankstesnes taisykles ir šio išsaugojimo pakeistas reikšmes. Atšaukti galite per valandą ir tik tol, kol neišėjote iš skirtuko.

    Kortelėje „Taisyklės“ pažymėta eilutė „Išsaugota. Pasikeitė 3 sąskaitos.“ su mygtuku „Atšaukti“.

    Mygtukas Tik išsaugoti išsaugo taisyklę, bet nė vienos išvardytos sąskaitos faktūros nekeičia. Ši taisyklė jų nepildys ir vėliau, kaip ir nepažymėtų, kol nepakeisite, ką ji daro. Naujas sąskaitas faktūras taisyklė užpildys, kai jos atsiras sąraše Sąskaitos.

Ką daryti, jei nepavyko?

Skyrius „Ką daryti, jei nepavyko?“
  • Mygtukas Išsaugoti taisyklę neaktyvus. Kažkas liko neužpildyta: nepasirinktas laukas, nėra kodo ar reikšmės arba sąlyga be reikšmės. Patikrinkite ir sumą: ji turi būti įrašyta be tūkstančių skyriklio.
  • Rodoma Kodas, kurį ši taisyklė įrašo, nėra aktyvus jo sąraše. Pasirinkite kitą kodą. Pasirinkite kitą kodą arba skirtuke Kodai pridėkite šį kodą ar vėl jį įjunkite.
  • Po taisykle parašyta, kad kodo nėra jūsų sąraše. Kodas pašalintas iš sąrašo, todėl laukas nieko negauna. Nuoroda Atidaryti kodus veda į kodų sąrašą: pridėkite kodą ten ar vėl jį įjunkite arba pakeiskite taisyklę.
  • Po taisykle parašyta, kad ji nenaudojama. Kliento programa šio lauko negauna arba gauna tik kai kuriose sąskaitose faktūrose. Žr. Kaip veikia taisyklės, kurios užpildo laukus?.
  • Rodoma, kad lauką taip pat pildo kita taisyklė. Kuri reikšmė lieka, lemia taisyklių tvarka. Ją pakeisite tempdami taisyklę už rankenėlės kairėje (telefono ekrane rankenėlės nėra). Žr. Kaip veikia taisyklės, kurios užpildo laukus?.
  • Dalyje Išbandyti rodoma Ši sąskaita neatitinka „Kai“ arba „Tik jei“. Niekas neužpildoma. Pasirinkite kitą sąskaitą faktūrą arba patikrinkite pasirinkimą Kurios sąskaitos ir sąlygas.
  • Sąlygoje Partneris nėra reikiamo partnerio. Sąraše yra tik partneriai, kurių įmonė nustatyta. Kitiems naudokite sąlygą Partnerio šalis, Serija arba Eilutės aprašymas.
  • Sąskaita faktūra nepasikeitė. Taisyklė nekeičia eksportuotų, eksportuojamų ir jau įrašytų į „Google Drive“ sąskaitų faktūrų. Ji nekeičia ir laukų, kuriuos kas nors įvedė ar išvalė, bei sąskaitų faktūrų, kurias išsaugojimo lange palikote nepažymėtas.
  • Eilutėje parašyta, kad dalies sąskaitų faktūrų nepasiekta. Išsaugokite taisyklę dar kartą: spauskite jos Redaguoti, tada Išsaugoti pakeitimus ir lange – mygtuką su sąskaitų faktūrų skaičiumi.
  • Rodoma Per vėlu atšaukti: praėjo daugiau nei valanda. arba Taisyklės nuo to laiko pasikeitė, todėl to nebegalima atšaukti. Jei reikia, taisyklę pakeiskite ar išjunkite patys. Jos jau įrašytas reikšmes pataisysite sąskaitose faktūrose.
  • Rodoma Atšaukti negalima: saugant nutrūko ryšys. Taisyklė išsaugota. Jei jos nereikia, pakeiskite ar ištrinkite ją patys.
  • Rodoma Kažkas tuo metu pakeitė šio kliento taisykles, todėl jos įkeltos iš naujo. Grįžkite ir išsaugokite dar kartą. Kolega tuo pačiu metu keitė taisykles. Spauskite Atgal, tada vėl Išsaugoti taisyklę.
  • Rodoma Nepavyko suskaičiuoti sąskaitų. Grįžkite ir bandykite dar kartą. Spauskite Atgal, tada išsaugokite dar kartą. Jei klaida kartojasi, parašykite adresu support@invox.lt.

Susiję straipsniai

Skyrius „Susiję straipsniai“

Neradote atsakymo? Susisiekite su pagalbos komanda