Kaip veikia eksporto formatai ir jų nustatymai?

Kiekvieno kliento eksportas nustatomas jo skiltyje Eksportas ir apskaita. Čia pasirenkate apskaitos programą, į kurią keliauja kliento sąskaitos faktūros, jos nustatymus ir kodus. Įjungti nieko nereikia: sąraše iš karto yra visos programos ir bendrieji failų formatai.

Kur rasti skiltį „Eksportas ir apskaita“

Pasirinkę klientą, šoninėje juostoje spauskite Eksportas ir apskaita. Kaip pasirinkti klientą, žr. Kaip pereiti prie kito kliento?.

Į tą pačią vietą pateksite ir iš sąskaitų sąrašo eksporto meniu. Meniu apačioje yra nuoroda Nustatymai, o kol klientui programa nenustatyta, meniu siūlo Nustatyti apskaitos programą.

Skirtukai

Skiltyje yra šie skirtukai:

• Nustatymai – kliento programa ir jos nustatymai. Šis skirtukas atsidaro pirmas.
• Kodai – kliento kodų sąrašai. Žr. Kaip importuoti kodus iš skaičiuoklės?.
• Taisyklės – taisyklės, kurios pačios užpildo kliento sąskaitų faktūrų laukus, pavyzdžiui, vieno tiekėjo pirkimams įrašo tą patį kodą. Žr. Kaip nustatyti taisykles, kurios užpildo laukus?.
• Istorija – kas ir kada eksportuota. Žr. Kur matyti eksporto istoriją?.

Taškas prie skirtuko rodo, kad ten liko ką sutvarkyti. Prie skirtuko Nustatymai jis atsiranda, kol nepasirinkta programa arba ji neprijungta. Prie skirtuko Kodai – kai privalomas kodų sąrašas tuščias.

Kas tvarko kliento eksportą

Skiltį atveria ir visuose jos skirtukuose viską keičia administratorius arba narys, kuris tvarko šį klientą. Narys atveria tik tų klientų skiltį, kuriuos tvarko. Žr. Kuo skiriasi administratorius ir narys?.

Kliento sąskaitas faktūras eksportuoja tie patys žmonės. Žr. Kaip eksportuoti sąskaitas faktūras į apskaitos programą?.

Kortelė „Kur eksportuoti“

Skirtuko Nustatymai viršuje yra kortelė Kur eksportuoti. Jos mygtuke rašomas kliento programos pavadinimas, o kol programa nepasirinkta – Pasirinkite programą….

Po mygtuku viena eilutė nusako, kaip vyksta eksportas: failas, kurį importuojate į programą, siuntimas tiesiai į programą arba bendrasis failas, nesusietas su jokia programa. Šalia rodoma, ko dar trūksta:

• Pradėkite nuo čia – programa dar nepasirinkta;

• „Prijunkite …, kad pradėtumėte“ – programa dar neprijungta;

• Suveskite trūkstamus kodus – privalomas kodų sąrašas tuščias;

• Paruošta eksportui – klientą galima eksportuoti.

  

Paspaudus mygtuką, atsidarys programų sąrašas su paieškos lauku Ieškoti eksporto formatų…. Ieškoti galima pagal pavadinimą ir pagal aprašymo žodį. Kai paieška nieko neranda, rodoma Paieškos neatitinka joks formatas.

Po kiekvienu pavadinimu parašyta, ką toks eksportas duoda. Dvi žymos padeda susiorientuoti:

• API – programa sąskaitas faktūras gauna tiesiai iš INVOX, todėl ją reikia prijungti: B1, Business Central, Centas WS, Finvalda API, iTax.lt API, Rivilė API ir Rivilė ERP;

• Bendrinis – bendrasis failų formatas: CSV eksportas, JSON, Excel (XLSX) ir XML. Žr. Kokie bendrieji failų formatai galimi?.

  

Jei klientas turi įjungtų taisyklių, po kiekviena programa rodoma eilutė su žaibo ženklu ⚡. Ji nurodo, kiek taisyklių toje programoje toliau veiktų ir kiek jų nebūtų naudojama.

Paspausta programa išsaugoma iš karto, be papildomo klausimo. Pranešime parašyta, į kurią programą klientas nuo šiol eksportuoja. Jei suklydote, pranešime spauskite Atšaukti – klientui grįš ankstesnė programa. Jei išsaugoti nepavyko, rodoma Programos išsaugoti nepavyko.

Nustatymai ir kodų sąrašai saugomi kiekvienai programai atskirai. Pakeitę programą, skirtukuose matysite naujosios programos nustatymus ir kodų sąrašus. Klientas turi vieną taisyklių sąrašą visoms programoms: pakeitus programą, taisyklės toliau pildo tuos laukus, kuriuos turi naujoji programa.

Programos kortelė

Po kortele Kur eksportuoti rodoma programos kortelė – tik toms programoms, kurios turi savo laukų. Kurios programos jos neturi, žr. Kurios integracijos neturi prisijungimo nustatymų?.

Kortelė būna dviejų rūšių:

• Nustatymų kortelė, pavyzdžiui, „Rivilės nustatymai“. Joje įrašomos buhalterinės reikšmės: operacijų tipai, sąskaitų kodai, sandėlio kodas ir panašiai. Po kiekvienu lauku parašyta, ką jis reiškia. Paliktą tuščią lauką programa užpildo savo numatytąja reikšme. Išimtys parašytos kortelėje.

• Ryšio kortelė, pavyzdžiui, „Ryšys su B1“. Ją turi žyma API pažymėtos programos. Į ją įrašote programos raktą (programoms Business Central, Finvalda API ir iTax.lt API – kelis prisijungimo laukus) ir spaudžiate Prijungti. Po lauku parašoma, ar raktas veikia ir kada patikrinta. Vėliau raktą patikrinsite mygtuku Tikrinti dar kartą. Rakto laukas rodomas taškeliais, o akies piktograma raktą parodo.

  Jei kortelėje yra serverio adreso laukas, pirmiausia įrašykite adresą, o tik tada raktą. Išsaugotas raktas pašalinamas, kai adresą įrašote po rakto, pakeičiate kito serverio adresu arba ištrinate. Tada po rakto lauku rodoma Pakeitus adresą, išsaugotas raktas pašalintas. Įveskite raktą iš naujo.

  Jei kortelėje liko neužpildytas privalomas laukas, siunčiant gali būti rodoma antraštė „Ryšys su … nustatytas ne iki galo“. Mygtukas Užbaigti nustatymus grąžina į šį skirtuką.

  

Jungiklis ir sąrašas išsaugomi iš karto, kai juos pakeičiate. Teksto laukas išsaugomas, kai iš jo išeinate arba paspaudžiate klavišą Enter. Programai Business Central rodoma ir antra kortelė – Naujų kortelių registravimo grupės.

Kaip prijungti konkrečią programą, aprašo jos straipsnis:

• Kaip prijungti programą „B1“ per API raktą?
• Kaip prijungti programą „Business Central“ per API?
• Kaip prijungti „Centas WS“?
• Kaip prijungti „Finvalda API“?
• Kaip prijungti „iTax.lt API“?
• Kaip prijungti „Rivilė API“?
• Kaip prijungti programą „Rivilė ERP“ per API raktą?

Parinkčių kortelės

Dar žemiau rodomos iki keturių kortelių su eksporto parinktimis: Sąskaitos eilutės, Įmonės ir asmenys, kortelė su programos pavadinimu, pavyzdžiui, „Rivilės programoje“, ir Datos. Kurios kortelės ir eilutės rodomos, lemia programa. Formatas JSON parinkčių neturi.

Kiekviena parinktis išsaugoma iš karto, kai ją pakeičiate. Išsaugojimo mygtuko šiame skirtuke nėra. Po kiekvienos parinkties pavadinimu trumpai parašyta, ką ji daro. Prie kai kurių parinkčių plačiame lange dešinėje rodomas išsamesnis paaiškinimas, siauresniame – po parinktimi spauskite Kas tai?.

Ką reiškia kiekviena parinktis, žr. Kaip nustatyti įmonės eksporto parametrus ir kodų sąrašus?.

Kai programa dar nepasirinkta

Kol klientas neturi programos, po kortele Kur eksportuoti rodoma kortelė Trys žingsniai, maždaug penkios minutės. Ji trumpai nusako, kas laukia: pasirinkti programą, prireikus ją prijungti ir suvesti kodus.

Jei kitų klientų eksportas jau paruoštas, virš jos rodoma ir kortelė Pradėti nuo kito kliento. Žr. Kaip nukopijuoti eksporto nustatymus iš kito kliento?.

Numatytoji programa visiems klientams

Programos kiekvienam klientui atskirai rinktis nebūtina. Klientai, kuriems programa nepasirinkta, eksportuoja į jūsų įmonės numatytąją programą. Ji nurodoma skiltyje Bendrieji nustatymai, skirtuke Sistema, kortelėje Eksportas, lauke Numatytoji apskaitos programa.

Pakeista reikšmė išsaugoma iš karto, o pranešime rodoma Numatytoji integracija išsaugota. Ji galioja visiems klientams be savo programos, taip pat ir vėliau pridėtiems. Skirtuką Sistema mato tik administratorius. Žr. Kaip pakeisti sistemos nustatymus?.

Numatytąją programą galėjote pasirinkti jau pirmą kartą prisijungę. Žr. Prisijungimas ir pirmieji žingsniai.

Kai numatytoji programa nurodyta, programų sąrašo viršuje yra eilutė „Naudoti numatytąją (…)“ su jos pavadinimu. Ją paspaudę, klientą grąžinsite prie įmonės numatytosios programos. Kol klientas ją naudoja, jam galioja ir vėlesni numatytosios programos pakeitimai.

Kada klientas neturi programos

Klientas neturi programos tik tada, kai jam nepasirinkta sava programa ir įmonė neturi numatytosios. Tada skirtuke Nustatymai mygtuke rašoma Pasirinkite programą…, o eksporto meniu – Šiam klientui apskaitos programa nenustatyta. Skirtuke Kodai rodoma Pirmiausia skirtuke „Nustatymai“ pasirinkite apskaitos programą. Skirtuke Taisyklės rodoma Programa dar nepasirinkta. Eksportuoti į programą negalima, bet eksporto meniu skiltis Kita veikia.

Sąskaitų sąraše ir sąskaitoje faktūroje tuo metu gali būti rodomas kodų stulpelis Išlaidos, lyg programa būtų pasirinkta. Taip nėra: tai bendrojo formato CSV eksportas kodai. Pasirinkus programą, rodomi jos kodų stulpeliai.

Jei klientas turi eksportuoti CSV failą, jo kortelėje Kur eksportuoti pasirinkite CSV eksportas.

Susiję straipsniai

• Kaip nustatyti įmonės eksporto parametrus ir kodų sąrašus?
• Kaip nukopijuoti eksporto nustatymus iš kito kliento?
• Kurios integracijos neturi prisijungimo nustatymų?
• Kaip eksportuoti sąskaitas faktūras į apskaitos programą?
• Kaip pakeisti sistemos nustatymus?