Kaip nuskenuoti popierines sąskaitas faktūras?

INVOX skenerio nevaldo: skenuojate savo įranga, o gautą failą įkeliate. Svarbūs tik keli skenavimo nustatymai.

Prieš pradedant

• Tinkami skenavimo formatai – PDF, JPG, PNG ir TIFF. Kelių puslapių dokumentui tinka tik PDF.
• Raiškos reikalavimo nėra. INVOX netikrina nei taškų skaičiaus colyje, nei spalvų – svarbu tik tai, ar tekstas įskaitomas.
• Vieno failo riba – 50 MB. Spalvota didelės raiškos kopija šią ribą gali pasiekti.
• Puslapių skaičius viename faile ribojamas. Labai ilgą dokumentą skenuokite dalimis.

Žingsniai

1. Skenerio nustatymuose pasirinkite PDF formatą.

   Kelių puslapių TIFF netinka: iš jo nuskaitomas tik pirmas puslapis, o likusieji dingsta be jokio pranešimo.

2. Vieną dokumentą skenuokite į vieną failą.

   Atskirai įkelti lapai lieka atskirais dokumentais. Sujungti jų INVOX negali.

   Kelias skirtingas sąskaitas faktūras į vieną PDF skenuoti galima. Tokį failą INVOX suskaido pats. Žr. Keli dokumentai viename faile: skaidymas.

3. Ilgą dokumentą skenuokite dalimis.

   Per ilgas failas atmetamas su priežastimi Per daug puslapių. Riba pačiame pranešime nenurodoma, todėl ilgą pluoštą dalykite iš anksto: į vieną failą telpa apie šimtą puslapių.

4. Nuskenuotą failą įkelkite į INVOX.

   Brūkšniuoto lauko viduryje spauskite apvalų failų pasirinkimo mygtuką. Failą nurodykite kompiuteryje. Žr. Kaip įkelti dokumentus per portalą?.

   Daugelis biuro skenerių failą gali išsiųsti tiesiai el. paštu. Tam tinka ir įmonės INVOX adresas; žr. Kaip siųsti sąskaitas el. paštu?.

5. Sąraše Paskutiniai įkėlimai raskite failo eilutę.

   Iš pradžių rodoma Eilėje…, vėliau – Analizuojama…. Jei faile rasta kelios sąskaitos faktūros, eilutėje parodoma, kiek dokumentų aptikta.

   Jei failas netinka, rodoma Atmesta ir priežastis. Žr. Kas vyksta su įkeltu dokumentu: būsenos.

Ką daryti, jei nepavyko?

• Faile trūksta puslapių. Iš kelių puslapių TIFF failo INVOX perskaito tik pirmą puslapį, ir pranešimo apie tai nerodoma. Tą patį dokumentą nuskenuokite į PDF.
• Rodoma priežastis Per daug puslapių. Suskaidykite dokumentą į kelis trumpesnius failus. Juos įkelkite atskirai.
• Rodoma priežastis Neįskaitomas turinys. Skenuojant į paveikslėlį, trumpesnioji kraštinė turi būti bent 400 pikselių. Ta pati priežastis rodoma ir tada, kai puslapis beveik baltas. Skenuokite iš naujo didesne raiška arba į PDF. Žr. Neįskaitomas dokumentas: ką daryti?.
• Rodoma priežastis Apsaugota slaptažodžiu. Nuimkite slaptažodžio apsaugą ir įkelkite failą iš naujo. Žr. Failas apsaugotas slaptažodžiu: ką daryti?.
• Rodoma priežastis Nesimato sąskaitos numerio, Nesimato datos, Nesimato sumų arba Nenurodytas pardavėjas / pirkėjas. Skenuokite visą lapą, neapkirpdami kraštų. Įkėlimą pakartokite.
• Rodoma priežastis Ne sąskaita faktūra. Faile INVOX neatpažino sąskaitos faktūros. Žr. „Ne sąskaita faktūra“: kodėl ir ką daryti?.
• Failas per didelis. Pačiame pranešime kol kas nurodoma senesnė, mažesnė riba nei tikrieji 50 MB. Skenuokite mažesne raiška arba nespalvotai.
• Duomenys nuskaityti klaidingai. Blankesnė kopija ne visada atmetama – kartais ji nuskaitoma neteisingai. Pataisykite lauką pagal Kaip pataisyti sumą, datą ar kitą lauką? arba praneškite apie klaidą; žr. Kaip pranešti apie klaidingai nuskaitytą dokumentą?.
• Failas apverstas arba pasuktas. Nieko daryti nereikia: pasukimą INVOX ištaiso pats.

Susiję straipsniai

• Kaip įkelti dokumentus per portalą?
• Kaip fotografuoti sąskaitas faktūras telefonu?
• Keli dokumentai viename faile: skaidymas
• Kokius failus galima įkelti?
• Kodėl dokumentas atmestas?