Kaip nuskenuoti popierines sąskaitas faktūras?
INVOX skenerio nevaldo: skenuojate savo įranga, o gautą failą įkeliate. Svarbūs tik keli skenavimo nustatymai.
Prieš pradedant
Skyrius „Prieš pradedant“- Nuskenuotus failus įkelti gali ir administratorius, ir narys. Failai įkeliami skiltyje Įkėlimas arba numetami bet kuriame INVOX puslapyje.
- Tinkami skenavimo formatai – PDF, JPG, PNG ir TIFF. Kelių puslapių dokumentui tinka PDF arba TIFF.
- Konkrečios raiškos ar spalvų INVOX nereikalauja – svarbu tik tai, ar tekstas įskaitomas.
- Vieno failo riba – 50 MB. Spalvota didelės raiškos kopija šią ribą gali pasiekti.
- Viename PDF ar TIFF faile gali būti iki 100 puslapių. Ilgesnį pluoštą skenuokite keliais failais, nekirpdami sąskaitos faktūros per pusę.
- Iš vienos sąskaitos faktūros nuskaitomi pirmieji 10 puslapių; žr. Kiek dokumentų galima įkelti?.
Žingsniai
Skyrius „Žingsniai“-
Skenerio nustatymuose pasirinkite PDF arba TIFF formatą.
-
Vieną dokumentą skenuokite į vieną failą.
Atskirai įkelti lapai lieka atskirais dokumentais. Sujungti jų INVOX negali.
Kelias skirtingas sąskaitas faktūras į vieną PDF ar TIFF failą skenuoti galima. Jas INVOX atskiria pats. Žr. Keli dokumentai viename faile: skaidymas.
-
Ilgesnį nei 100 puslapių pluoštą skenuokite dalimis.
Failas, kuriame daugiau kaip 100 puslapių, atmetamas su priežastimi Per daug puslapių. Riba pačiame pranešime nenurodoma, todėl ilgą pluoštą dalykite iš anksto.
-
Nuskenuotą failą įkelkite į INVOX.
Failą nutempkite į bet kurį INVOX puslapį. Arba šoninėje juostoje spauskite Įkėlimas, tada – Pasirinkite failus. Atsidariusiame lange Įkelti failus spauskite Pasirinkti failus ir failą nurodykite kompiuteryje. Žr. Kaip įkelti dokumentus?.
Daugelis skenerių failą gali išsiųsti tiesiai el. paštu. Tam tinka ir INVOX el. pašto adresas; žr. Kaip siųsti sąskaitas el. paštu?.
-
Skiltyje Įkėlimas raskite failo eilutę.
Kol failas keliamas, puslapio apačioje rodomas įkėlimo eigos langelis. Jame spauskite Peržiūrėti – sąraše liks tik ką įkelti failai.
Stulpelyje Būsena iš pradžių rodoma Skaitoma. Jei faile buvo kelios sąskaitos faktūros, kiekviena rodoma atskira eilute, o stulpelyje Iš kur nurodytas failo pavadinimas. Kiekviena sąskaita faktūra atsiras to kliento sąraše, kuris joje nurodytas. Jei joje nenurodytas nė vienas jūsų klientas, rodoma Laukia kliento; žr. Kaip priskirti dokumentus skiltyje „Nepriskirta“?.
Jei failas netinka, vietoj būsenos raudonai rodoma atmetimo priežastis. Žr. Kas vyksta su įkeltu dokumentu: būsenos.
Ką daryti, jei nepavyko?
Skyrius „Ką daryti, jei nepavyko?“- Rodoma priežastis Per daug puslapių. Šoniniame skydelyje parašyta Padalykite failą ir įkelkite sąskaitas atskirai. Suskaidykite dokumentą į kelis trumpesnius failus ir juos įkelkite.
- Rodoma priežastis Per mažas arba Neįskaitomas. Per mažas reiškia, kad paveikslėlio trumpesnioji kraštinė mažesnė nei 400 pikselių. Neįskaitomas – kad nuskenuotas lapas beveik tuščias. Skenuokite iš naujo didesne raiška arba į PDF. Žr. Neįskaitomas dokumentas: ką daryti?.
- Rodoma priežastis Slaptažodis. Nuimkite slaptažodžio apsaugą ir įkelkite failą iš naujo. Žr. Failas apsaugotas slaptažodžiu: ką daryti?.
- Rodoma priežastis Nematyti numerio, Nematyti datos, Nematyti sumų arba Trūksta šalių. Skenuokite visą lapą, neapkirpdami kraštų. Įkėlimą pakartokite.
- Rodoma priežastis Ne sąskaita. Faile INVOX neatpažino sąskaitos faktūros. Žr. „Ne sąskaita“: kodėl ir ką daryti?.
- Failas per didelis. Įkėlimo eigos langelyje nurodomas failo dydis ir 50 MB riba. Toks failas į INVOX nepatenka. Skenuokite mažesne raiška arba nespalvotai.
- Duomenys nuskaityti klaidingai. Blankesnė kopija ne visada atmetama – kartais ji nuskaitoma neteisingai. Pataisykite lauką pagal Kaip pataisyti sumą, datą ar kitą lauką? arba praneškite apie klaidą; žr. Kaip pranešti apie klaidingai nuskaitytą dokumentą?.
- Failas apverstas arba pasuktas. Sukti jo prieš įkeliant nereikia.