Kas vyksta su įkeltu dokumentu: būsenos
Kiekvienas gautas dokumentas – įkeltas, atsiųstas el. paštu ar per Google Drive – rodomas skiltyje Įkėlimas su būsena. Būsena pasako, ar INVOX dokumentą dar skaito, ar jis jau kliento sąskaitose, ar jam reikia jūsų sprendimo.
Kur matyti būseną
Skyrius „Kur matyti būseną“Šoninėje juostoje spauskite Įkėlimas. Skaičius šalia rodo, kiek dokumentų dar skaitoma. Sąraše matyti visų klientų dokumentai, o kiekvieno dokumento būsena rodoma stulpelyje Būsena. Sąrašas atsinaujina pats.
Spaudę eilutę, šone matysite dokumentą ir trumpą paaiškinimą, ką jo būsena reiškia. Mygtuku Būsena virš sąrašo galite palikti tik dokumentus su pasirinktomis būsenomis.
Administratorius mato visus jūsų įmonės gautus dokumentus. Narys mato savo įkeltus dokumentus ir jam priskirtų klientų dokumentus.
Būsenos
Skyrius „Būsenos“| Būsena | Ką reiškia | Ką daryti |
|---|---|---|
| Skaitoma | INVOX skaito dokumentą. Šone parašyta Šis dokumentas skaitomas. Kai bus baigta, jis atsiras sąskaitose. | Palaukite. |
| Tikrinama | Šone parašyta Šis dokumentas perskaitytas ir yra tikrinamas. | Palaukite. |
| Sąskaitose | Sąskaita faktūra jau yra kliento sąraše Sąskaitos. Šone nurodytas jos numeris ir suma. | Šone spauskite Atidaryti sąskaitą. |
| Laukia kliento | Dokumente nenurodytas nė vienas jūsų klientas, todėl jis laukia skiltyje Nepriskirta. | Šone spauskite Atidaryti „Nepriskirta“ ir nuspręskite, kieno tai dokumentas. Narys gali įtraukti įmonę į savo klientus, o dokumentą be pirkėjo – priskirti vienam iš savo klientų arba paslėpti. Kitus sprendimus priima administratorius. |
| Atmetimo priežastis, pavyzdžiui, Neįskaitomas | Dokumentas atmestas. Raudonai vietoj būsenos nurodoma trumpa priežastis, šone – išsamesnė ir ką daryti, pavyzdžiui, Įkelkite aiškesnę kopiją. | Pašalinkite priežastį ir įkelkite dokumentą iš naujo. Jei priežastis – Dublikatas, o kopijos tikrai reikia, šone spauskite Vis tiek apdoroti; žr. Kaip INVOX atpažįsta dublikatus?. |
| Nėra ką skaityti | Faile arba laiške nerasta, ką skaityti, pavyzdžiui, laiške nebuvo priedų. | Patikrinkite failą ir, jei reikia, atsiųskite jį dar kartą. |
| Nepanaudota | Puslapis, kuris išskaidžius failą nepriklausė nė vienai sąskaitai. Rodomas tik pasirinkus Nepanaudoti puslapiai. | Jei tai sąskaita, šone spauskite Atsisiųsti šį puslapį ir įkelkite jį atskirai. |
Filtre Būsena visi atmesti dokumentai vadinami Atmesta. Ką reiškia kiekviena atmetimo priežastis, žr. Kodėl dokumentas atmestas?. Kaip INVOX išskiria kelias sąskaitas viename faile, žr. Keli dokumentai viename faile: skaidymas.
Eigos eilutė sąskaitų sąraše
Skyrius „Eigos eilutė sąskaitų sąraše“Kliento sąraše Sąskaitos, tarp skirtukų ir lentelės, rodoma eigos eilutė. Ji apima dokumentus, gautus per pastarąsias 24 valandas, kuriuos matote skiltyje Įkėlimas. Į ją patenka ir visi dokumentai, kurie dar rodomi su būsena Tikrinama.
Kol yra dar apdorojamų dokumentų, eilutėje rašoma, kiek jų apdorojama, pavyzdžiui, Jūsų dokumentas apdorojamas. Dešinėje rodoma eigos juosta, kiek dokumentų baigta iš visų, pavyzdžiui, „baigta 2 iš 3“, ir nuoroda Atidaryti „Įkėlimas“. Tokios eilutės uždaryti negalima. Jei lentelė dar tuščia, joje rašoma, pavyzdžiui, Čia dar nieko nėra. Jūsų dokumentas skaitomas – žr. aukščiau.
Kai nebelieka skaitomų dokumentų, eilutė parodo, kur jie pateko, pavyzdžiui, Jūsų dokumentas apdorotas. Joje išvardyta, kiek dokumentų įtraukta į šį sąrašą, kiek – į kitų klientų sąrašus, kiek laukia skiltyje Nepriskirta ir kiek nepavyko perskaityti.
- Žalia eilutė – visi dokumentai pateko į klientų sąrašus.
- Geltona eilutė – kurį nors dokumentą reikia peržiūrėti. Šalia rodomas mygtukas. Kai dokumentas laukia skiltyje Nepriskirta, rodoma Atidaryti „Nepriskirta“. Kai dokumento nepavyko perskaityti, rodoma Atidaryti „Įkėlimas“.
Baigtą eilutę uždarysite kryželiu dešinėje. Ji vėl pasirodys, kai bus baigtas naujesnis dokumentas.
Kur atsiduria sąskaita faktūra
Skyrius „Kur atsiduria sąskaita faktūra“Sąskaita faktūra patenka į sąrašą Sąskaitos to kliento, kuris dokumente nurodytas kaip pirkėjas arba pardavėjas. Jei nurodyti du jūsų klientai, ji rodoma abiejų sąrašuose. Kurio kliento puslapyje failą įkėlėte, nesvarbu.
Sąraše rodomos tik sąskaitos faktūros, kurias INVOX baigė skaityti. Skaitomų ir tikrinamų dokumentų jame dar nėra – jų būseną matote skiltyje Įkėlimas.
Naujoji sąskaita faktūra atsiras viename iš dviejų skirtukų:
- Paruošta – sąskaita paruošta eksportuoti. Šis skirtukas atsidaro pirmas.
- Reikia dėmesio – sąskaitoje reikia ką nors sutvarkyti arba ją peržiūrėti. Čia rodomi ir atmesti dokumentai.
Skirtuke Visi matysite visas kliento sąskaitas faktūras. Kaip INVOX tikrina duomenis prieš eksportą, žr. Kaip INVOX tikrina duomenų teisingumą?.
Jei dokumento nerandate
Skyrius „Jei dokumento nerandate“- Failo nėra skiltyje „Įkėlimas“. Failas, kurį atmetė įkėlimo langelis, pavyzdžiui, per didelis ar netinkamo tipo, į sąrašą nepatenka. Priežastis buvo rodoma tik langelyje. Žr. Kaip įkelti pirmąją sąskaitą faktūrą?.
- Pasirinktas laikotarpis. Skiltyje Įkėlimas laikotarpis skaičiuojamas pagal gavimo datą, sąraše Sąskaitos – pagal pasirinktą sąskaitos faktūros, operacijos arba gavimo datą. Pasirinkite Visas laikotarpis.
- Dokumentas skaitomas ilgai. Žr. Kodėl dokumentas vis dar apdorojamas?.
- Vis tiek nerandate. Parašykite mums ir nurodykite failo pavadinimą bei gavimo laiką. Žr. Kur gauti pagalbos?.