Kaip siųsti sąskaitas el. paštu?
Sąskaitas faktūras į INVOX galima atsiųsti el. paštu. Kiekvienas klientas turi savo adresą, o apskaitos įmonė – dar ir bendrą. Prie laiško prisegti failai tampa dokumentais ir apdorojami automatiškai.
Prieš pradedant
Skyrius „Prieš pradedant“- Kliento adresą mato ir administratorius, ir narys. Narys mato tik tų klientų, kuriuos tvarko, adresus, o bendrą adresą mato tik administratorius. Žr. Kuo skiriasi administratorius ir narys?.
- Klientas gauna adresą, kai įmonę įtraukiate į klientus. Adresų patys nesukursite ir nepakeisite. Žr. Kaip pridėti klientą?.
- Pasirinkite, kuriuo adresu siųsti:
- Kliento adresu siunčiami vieno kliento dokumentai. Jį galite duoti klientui arba jo tiekėjams. Narys, kuris tvarko tą klientą, tokius dokumentus mato iš karto.
- Bendru adresu galima siųsti bet kurio kliento dokumentus. Kiekvienas dokumentas atitenka jame nurodytam pirkėjui arba pardavėjui, jei tai jūsų klientas. Jei nė vienas iš jų nėra jūsų klientas, dokumentas laukia skiltyje Nepriskirta. Žr. Kas yra klientai ir skiltis „Nepriskirta“?.
- Adresą saugokite kaip slaptažodį. Siuntėjai netikrinami, todėl dokumentą atsiųsti gali kiekvienas, kas adresą žino.
Žingsniai
Skyrius „Žingsniai“-
Šoninėje juostoje spauskite Įkėlimas.
Puslapio viršuje rodoma juosta Įkėlimo būdai. Joje matyti atverto kliento adresas, o administratoriui – ir Bendras adresas. Kol dokumentų dar nėra, juostos antraštė yra Kaip dokumentai patenka į INVOX.
Jei juostą suskleidėte, abu adresai matomi vienoje eilutėje. Visą juostą grąžinsite mygtuku Rodyti.
-
Norėdami nukopijuoti kito kliento adresą, spauskite kliento pavadinimą prie adreso ir sąraše pasirinkite klientą.
Pasikeis tik juostoje rodomas adresas. Atvertas klientas liks tas pats.
-
Spauskite kopijavimo mygtuką šalia adreso.
Mygtukas yra be užrašo. Nukopijavus jo piktograma trumpam virsta varnele.
Tą patį kliento adresą rasite ir skilties Kliento nustatymai kortelėje Sąskaitos el. paštu. Žr. Kaip tvarkyti kliento nustatymus?. Adresas rodomas ir lange Įkelti failus, po užrašu Arba atsiųskite el. paštu:.
-
Norėdami paprašyti kliento siųsti dokumentus šiuo adresu, šalia adreso spauskite Laiškas.
Atsidarys langas Laiškas jūsų klientams su paruoštu laiško tekstu. Kol dokumentų dar nėra, mygtukas vadinasi Laiškas jūsų klientams. Laiške įrašytas adresas, prie kurio mygtukas rodomas: kliento, o jei jo nėra – bendras.
Laiške klientas prašomas siųsti pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras iki kito mėnesio 10 d. Laiško prašyme įrašytas jūsų apskaitos įmonės pavadinimas. Įklijavę tekstą į savo laišką, įmonės pavadinimą prašyme pakeiskite kliento pavadinimu.
Spauskite Kopijuoti tekstą – užrašas trumpam pasikeis į Nukopijuota. Tekstą išsiųskite iš savo pašto: INVOX pats nieko nesiunčia.
Trumpesnei žinutei su adresu spauskite Žinutė (kol dokumentų nėra – Kopijuoti žinutę klientui). Užrašas trumpam pasikeis į Žinutė nukopijuota.
-
Laiške prisekite sąskaitos faktūros failą.
Prisegti galima kelis failus. Kiekvienas jų taps atskiru dokumentu. Priimami tie patys formatai kaip ir įkeliant; žr. Kokius failus galima įkelti?. Kiekvienas ZIP archyvo failas taip pat tampa atskiru dokumentu; žr. Kaip įkelti ZIP archyvą?.
Vieno priedo dydis – iki 50 MB. Laiško tekstas dokumentu netampa.
-
Laišką išsiųskite nukopijuotu adresu.
Atsakymo laiško negausite. Ar laiškas atkeliavo, matysite skiltyje Įkėlimas.
-
Skilties Įkėlimas sąrašo filtre Šaltinis pasirinkite El. paštas.
Bus parodyti tik el. paštu atkeliavę dokumentai. Kiekvienas priedas rodomas atskiroje eilutėje. Stulpelyje Iš kur matyti siuntėjo adresas, o stulpelyje Klientas – kam dokumentas atiteko.
Ką reiškia eilutės būsena, žr. Kas vyksta su įkeltu dokumentu: būsenos. Kiek laiko trunka apdorojimas, žr. Per kiek laiko apdorojami dokumentai?.
Ką daryti, jei nepavyko?
Skyrius „Ką daryti, jei nepavyko?“Laiškas, iš kurio neatsirado nė vieno dokumento, sąraše rodomas atskira eilute su voko piktograma ir būsena Nėra ką skaityti. Eilutės pavadinimas nurodo, kas nutiko, o atvėrę eilutę matysite paaiškinimą.
- Eilutė vadinasi Nėra priedų. Paaiškinime rašoma Šiame laiške dokumentų nebuvo. Maži parašo paveikslėliai priedais nelaikomi. Taip būna, kai sąskaita faktūra įrašyta laiško tekste. Neimami ir kalendoriaus kvietimai, kontaktų kortelės, el. parašų failai, tekstiniai ir HTML failai. Kaip priedas persiųstas laiškas taip pat neimamas. Sąskaitą faktūrą prisekite PDF ar paveikslėlio failu ir išsiųskite iš naujo.
- Eilutė vadinasi Priedai per dideli. Paaiškinime rašoma Laiško priedai viršijo 50 MB ribą, todėl nė vienas nebuvo paimtas. Didelį PDF failą padalykite į dalis arba nuskenuokite mažesne raiška ir išsiųskite iš naujo.
- Laiške visai nebuvo priedų. Jo tekstą INVOX persiunčia paskyros administratoriams el. paštu. Taip jus pasiekia, pavyzdžiui, pašto programos atsiųstas persiuntimo nustatymo kodas. Laiškas ateina anglų kalba, jo tema prasideda „[INVOX] Email without attachments“.
- Eilutė vadinasi Priedų nepavyko nuskaityti. Paaiškinime rašoma Laiške buvo priedų, bet nė vieno nepavyko perskaityti. Tuos pačius failus įkelkite skiltyje Įkėlimas arba laišką išsiųskite dar kartą.
- Eilutė vadinasi Šis adresas sustabdytas. Laiškas atsiųstas adresu, kuris dokumentų nepriima, todėl nieko neperskaityta. Dažniausiai tai buvusio kliento adresas: pašalinus įmonę iš klientų, jos adresas nustoja veikti. Vėl įtraukus įmonę į klientus, tas pats adresas vėl veikia. Žr. Kaip pašalinti įmonę iš klientų?.
- Prie adreso rašoma Sustabdė INVOX. Laiškai šiuo adresu neapdorojami, o siuntėjui apie tai nepranešama. Norėdami adresą vėl įjungti, parašykite mums pokalbių lange; žr. Kur gauti pagalbos?.
- Priedo eilutė pažymėta Atmesta. Šalia rodoma priežastis, pavyzdžiui, Netinkamas failas arba Dublikatas. Žr. Kodėl dokumentas atmestas? ir Dublikatas: ką daryti?.
- Sąraše atsirado nereikalingas dokumentas. Maži paveikslėliai laiško tekste, pavyzdžiui, parašo logotipai, praleidžiami. Didesni paveikslėliai tampa atskirais dokumentais ir dažniausiai atmetami. Žr. „Ne sąskaita“: kodėl ir ką daryti?.
- Juostoje rodoma Pridėkite klientą, kad gautumėte jo adresą. Įmonė dar neturi klientų. Administratorius klientą pridės mygtuku Pridėti klientą.
- Vietoj adreso rodoma Adreso dar nėra. Adresas atsiras, kai administratorius atvers skiltį Įkėlimas su šiuo klientu. Jei esate narys, paprašykite apskaitos įmonės administratoriaus ją atverti.
- Juostoje nėra bendro adreso. Prisijungėte nario teisėmis. Siųskite kliento adresu arba bendro adreso paprašykite administratoriaus.
- Adresą sužinojo pašaliniai. Patys jo pakeisti negalite. Naujo adreso paprašykite parašę mums pokalbių lange; žr. Kur gauti pagalbos?.