Kaip siųsti sąskaitas el. paštu?

Dokumentus į INVOX galima atsiųsti ir el. paštu. Paskyrai skiriamas atskiras adresas, o prie laiško prisegti failai apdorojami automatiškai.

Prieš pradedant

• El. pašto adresą paskyra gauna iš karto. Kai kanalas veikia, įkėlimo puslapyje, dešinėje nuo failų lauko, rodoma kortelė Persiųskite sąskaitas el. paštu. Siaurame ekrane ji atsiduria žemiau. Jei kortelės nematote, šiai paskyrai kanalas išjungtas – dėl jo rašykite adresu support@invox.lt.
• Adresas yra vienas visai paskyrai. Juo naudojasi visi kolegos, o per jį atkeliauja visų įmonių dokumentai.
• Adreso patys nesukursite ir nepakeisite. Jį suteikia INVOX.
• Adresą laikykite paslaptyje kaip slaptažodį. Siuntėjai netikrinami, todėl dokumentą atsiųsti gali kiekvienas, kas adresą žino.

Žingsniai

1. Atverkite įkėlimo puslapį.

   

   Dešinėje nuo failų nutempimo lauko bus parodyta kortelė Persiųskite sąskaitas el. paštu, o joje – paskyros adresas. Siaurame ekrane kortelė rodoma žemiau.

2. Kortelėje spauskite kopijavimo mygtuką šalia adreso.

   

   Mygtukas yra be užrašo. Nukopijavus jo piktograma trumpam virsta varnele, o pranešimas nerodomas.

3. Laiške prisekite sąskaitos faktūros failą.

   Prisegti galima kelis failus. Kiekvienas jų taps atskiru dokumentu.

   Kortelėje nurodyta PDF ar paveikslėlių priedai apdorojami automatiškai. Iš tikrųjų priimama daugiau formatų – tie patys, kaip ir įkeliant per portalą; žr. Kokius failus galima įkelti?.

   Vieno priedo dydis – iki 50 MB.

4. Laišką išsiųskite nukopijuotu adresu.

   Laiško tekstas dokumentu netampa: apdorojami tik priedai.

   Atsakymo negausite. INVOX nesiunčia nei patvirtinimo, nei pranešimo apie nepriimtą priedą.

5. Įkėlimo puslapyje raskite sąrašą Paskutiniai įkėlimai.

   

   Laišku atsiųsti dokumentai matomi tik šiame sąraše. Failų nutempimo lauke jų nebus.

   Kiek laiko trunka apdorojimas, žr. Per kiek laiko apdorojami dokumentai?.

6. Sąrašo filtre Šaltinis pasirinkite reikšmę El. paštas.

   

   Bus parodyti visi el. paštu atkeliavę dokumentai. Tai patikimiausias būdas įsitikinti, kad laiškas INVOX pasiekė.

   Tas pats užrašas El. paštas rodomas ir po failo pavadinimu. Suskaidytų failų bei ZIP archyvų viršutinėje eilutėje jo nebus – jis matomas tik išskleistose dalyse.

Ką daryti, jei nepavyko?

Kiekvieną išsiųstą laišką pasitikrinkite sąraše. Nepavykęs siuntimas nekartojamas ir jokio pėdsako nepalieka.

• Dokumento sąraše nėra. Priedas galėjo būti netinkamo formato, didesnis nei 50 MB arba jau įkeltas anksčiau. Tokiu atveju eilutė nesukuriama ir pranešimo nebūna. Tą patį failą įkelkite per įkėlimo puslapį – ten priežastis parodoma.
• Laiške nebuvo priedų. Toks laiškas atmetamas iš karto ir nesaugomas. Sąskaitą faktūrą visada prisekite failu.
• Sąskaita faktūra buvo laiško tekste. Tekstas dokumentu netampa, todėl tokia sąskaita faktūra prarandama. Įrašykite ją į failą ir atsiųskite iš naujo.
• Sąraše atsirado nereikalingas dokumentas. Parašo logotipai ir kiti laiško paveikslėliai apdorojami kaip atskiri dokumentai, todėl vėliau atmetami. Persiųskite laišką be parašo paveikslėlio arba prisekite tik sąskaitos faktūros failą. Žr. „Ne sąskaita faktūra“: kodėl ir ką daryti?.
• Adresą sužinojo pašaliniai. Patys jo pakeisti negalite. Naujo adreso paprašykite rašydami adresu support@invox.lt.

Susiję straipsniai

• Kaip įkelti dokumentus per portalą?
• Kokius failus galima įkelti?
• Kiek dokumentų galima įkelti?
• Kaip INVOX atpažįsta dublikatus?
• Automatinis įkėlimas iš Google Drive