Kaip sekti gautus dokumentus?
Skiltyje Įkėlimas matote gautus dokumentus: įkeltus naršyklėje, atsiųstus el. paštu, gautus iš Google Drive ar per API. Prie kiekvieno nurodyta, kada ir iš kur jis atkeliavo, kuriam klientui atiteko ir kokia jo būsena.
Kaip atverti sąrašą
Skyrius „Kaip atverti sąrašą“Šoninėje juostoje spauskite Įkėlimas. Skaičius šalia rodo, kiek dokumentų dar skaitoma. Įkėlę failus, sąrašą atversite ir langelio puslapio apačioje mygtuku Peržiūrėti. Tada sąraše lieka tik to įkėlimo dokumentai. Kad vėl matytumėte visus, virš sąrašo esančiame filtro mygtuke spauskite kryželį.
Sąrašą mato ir administratorius, ir narys. Administratorius mato visus apskaitos įmonės gautus dokumentus. Narys mato savo įkeltus failus ir jam priskirtų klientų dokumentus, o kitų klientų pavadinimų nemato. Žr. Kuo skiriasi administratorius ir narys?.
Sąrašas atsinaujina pats. Laikotarpį keičiate puslapio viršuje: dokumentai atrenkami pagal gavimo datą, o iš pradžių rodomas Visas laikotarpis.
Ką rodo stulpeliai
Skyrius „Ką rodo stulpeliai“| Stulpelis | Ką rodo |
|---|---|
| Gauta | Kada dokumentas gautas. Eilutės suskirstytos pagal dienas: Šiandien, Vakar arba data. |
| Dokumentas | Failo pavadinimas, o po rodyklės – kas iš jo gauta, pavyzdžiui, Pirkimas, sąskaitos faktūros numeris ir partneris. Prie atmesto dokumento parašyta, ką daryti, pavyzdžiui, Įkelkite aiškesnę kopiją. Iš vieno failo išskirtos sąskaitos pavadinime nurodyti jos puslapiai. |
| Klientas | Klientas, kuriam dokumentas atiteko. Be kliento · Nepriskirta – dokumente nenurodytas nė vienas jūsų klientas. Kliento dar nėra – dokumentas dar tikrinamas, o kliento jame nerasta. Jei dokumentas atsiųstas vieno kliento adresu, bet jame nurodytas kitas, matysite ir kieno adresu jis siųstas. |
| Iš kur | Kas ir kaip atsiuntė: siuntėjo el. pašto adresas, įkėlusio kolegos vardas, Google Drive arba API. Jei dokumentas buvo archyve, po ženklo › nurodyti archyvo ir failo pavadinimai. |
| Būsena | Kas su dokumentu vyksta dabar. Prie atmesto dokumento vietoj būsenos nurodyta atmetimo priežastis. Ką reiškia kiekviena būsena, žr. Kas vyksta su įkeltu dokumentu: būsenos. |
Eilutes surikiuosite spaudę stulpelio Gauta arba Dokumentas antraštę. Puslapio apačioje pasirinksite, kiek eilučių rodyti viename puslapyje.
Administratorius, spaudęs Be kliento · Nepriskirta, atvers skiltį Nepriskirta. Narys mato tik užrašą. Kaip tokį dokumentą priskirti, žr. Kaip priskirti dokumentus skiltyje „Nepriskirta“?.
Kaip atrinkti dokumentus
Skyrius „Kaip atrinkti dokumentus“Virš sąrašo yra paieškos laukelis ir filtrų mygtukai:
- Ieškoti – įveskite failo pavadinimą ar jo dalį.
- Būsena – pažymėkite vieną ar kelias būsenas.
- Šaltinis – pasirinkite Įkelta, El. paštas, Google Drive arba API. Prie kiekvienos reikšmės nurodyta, kiek tokių dokumentų yra.
- Mano įkelti – rodomi tik jūsų įkelti failai.
- Atmesti – rodomi tik atmesti dokumentai. Šis mygtukas su skaičiumi matomas tik tada, kai atmestų dokumentų yra.
- Grupuoti pagal siuntą – kartu atsiųsti dokumentai sugrupuojami. Virš kiekvienos grupės parašyta, kas ir kaip juos atsiuntė, pavyzdžiui, Google Drive sinchronizavimas, ir kiek grupės dokumentų kokios būsenos.
Dešinėje parašyta, kiek dokumentų rodoma ir kiek iš jų dar skaitoma ar atmesta.
Jei skaidant failus liko puslapių, kurie nepriklausė jokiai sąskaitai faktūrai, sąrašo apačioje parašyta, kiek jų yra. Spaudę šalia esantį Rodyti, matysite tik tuos puslapius su būsena Nepanaudota. Viršuje atsiras mygtukas Nepanaudoti puslapiai: jį spaudę grįšite į visą sąrašą. Žr. Keli dokumentai viename faile: skaidymas.
Jei pagal pasirinktus filtrus nieko nerandama, rodoma Dokumentų nerasta ir išvardyti įjungti filtrai. Spauskite Valyti filtrus arba Rodyti visą laikotarpį. Jei sąrašo nepavyko gauti, rodoma Nepavyko įkelti sąrašo. – spauskite Bandyti dar kartą.
Dokumento langas šone
Skyrius „Dokumento langas šone“Spaudę dokumento pavadinimą, šone atversite jo langą, o sąrašu galėsite naudotis toliau. Klavišais ↑ ir ↓ pereisite prie gretimo dokumento, klavišu Esc langą uždarysite.
Lango viršuje – failo pavadinimas, puslapių skaičius, gavimo laikas ir klientas. Mygtuku su rodykle žemyn atsisiųsite originalų failą. Laiško ir neišsaugoto failo atsisiųsti negalima. Jei failas neišsaugotas, vietoj jo vaizdo parašyta Šis failas nebuvo išsaugotas.
Žemiau matysite dokumento vaizdą. Mygtuku su rodyklėmis į kampus jį išdidinsite per visą ekraną.
Po vaizdu paaiškinta dokumento būsena:
- Sąskaitose – kokia sąskaita faktūra iš dokumento gauta, jos suma ir mygtukas Atidaryti sąskaitą.
- Laukia kliento – parašyta, kad dokumente nenurodytas nė vienas jūsų klientas, todėl jis laukia skiltyje Nepriskirta. Administratorius čia mato mygtuką Atidaryti „Nepriskirta“.
- Skaitoma ir Tikrinama – trumpai parašyta, kas su dokumentu vyksta.
- Atmesto dokumento – atmetimo priežastis ir, jei galima, ką daryti.
Lango apačioje, skyriuje Kelias, matyti, kaip dokumentas atkeliavo. Ten nurodyta, kas jį atsiuntė ar įkėlė, iš kokio archyvo ar failo jis išskirtas ir kokia sąskaita faktūra iš jo tapo.
Kai dokumentas yra dublikatas
Skyrius „Kai dokumentas yra dublikatas“Jei toks pat dokumentas jau buvo gautas, eilutėje vietoj būsenos rodoma Dublikatas. Lange šone parašyta, kuris dokumentas yra originalas ir kada jis gautas. Originalą atversite mygtuku Atidaryti originalą arba Atidaryti originalo sąskaitą.
Jei kopija iš tikrųjų yra atskiras dokumentas, spauskite Vis tiek apdoroti, tada Apdoroti. Kopija bus apdorota kaip atskiras dokumentas. Tai gali padaryti ir administratorius, ir narys, bet vieną kopiją – tik kartą. Žr. Kaip INVOX atpažįsta dublikatus?.