Kaip eksportuoti sąskaitas faktūras į apskaitos programą?

Eksportas vykdomas kortelėje Sąskaitos, sąskaitų faktūrų sąraše. Atvertoje sąskaitoje faktūroje eksporto mygtuko nėra.

Prieš pradedant

• Eksportuojamos tik užbaigtos sąskaitos faktūros. Kitų šiame sąraše ir nerasite.
• Vienas eksportas apima vienos įmonės sąskaitas faktūras. Šoninėje juostoje INVOX įmones vadina šalimis.
• Iš anksto nieko įjungti nereikia. Eksportuoti galima bet kuriuo INVOX turimu formatu. Žr. Kaip veikia eksporto formatai ir jų nustatymai?.
• Bendrieji formatai – CSV eksportas, JSON, Excel (XLSX) ir XML – eksporto juostos sąraše siūlomi toms įmonėms, kurioms formatas dar nenustatytas.
• Pašalintos sąskaitos faktūros neeksportuojamos, net jei sąraše jas matote.
• Eksportuoti gali bet kuris komandos narys. Jei jums priskirtos ne visos įmonės, eksportuosite tik savąsias.

Žingsniai

1. Kortelėje Sąskaitos, šoninėje juostoje, spauskite įmonę.

   

   Dešinėje bus parodytos tos įmonės užbaigtos sąskaitos faktūros.

2. Jei reikia, sąraše pažymėkite atskiras eilutes.

   Pažymėtų eilučių skaičius rodomas eksporto mygtuke skliaustuose. Nepažymėjus nė vienos, bus eksportuojamos visos tuo metu sąraše rodomos sąskaitos faktūros. Todėl svarbu, kaip įjungti filtrai Pardavimai ir Pirkimai.

3. Įrankių juostos dešinėje spauskite Eksportuoti.

   

   Mygtuko vietoje atsidarys eksporto juosta su formato, eilučių lygio ir žymėjimo valdikliais.

4. Juostos kairėje pasirinkite formatą.

   Sąraše siūlomi tik bendrieji failų formatai. Apskaitos programos formato šiame sąraše nebus niekada: ji nurodoma įmonės kortelėje. Sąrašo apačioje yra ir eilutė Nustatyti šios šalies eksportą…, vedanti į tą kortelę.

   Dalies įmonių sąrašo nebus visai. Vietoje jo rodoma spalvota žyma su formato pavadinimu, o tas pats pavadinimas įrašytas ir eksporto mygtuke. Taip nutinka dviem atvejais: įmonei nustatytas savas eksporto taikinys arba visos paskyros numatytoji integracija yra apskaitos programa. Įmonės taikinį keisti gali tik administratorius. Žr. Kaip nustatyti įmonės eksporto parametrus ir kodų sąrašus?.

5. Pasirinkite eilučių lygį: Kiekinės eilutės arba Suminės eilutės.

   

   Iš pradžių pažymėtas numatytasis pasirinkto formato lygis. Įmonės kortelėje išsaugoto lygio juosta neatspindi, todėl faile galite gauti kitokį rezultatą. Žr. Kuo skiriasi kiekinės ir suminės eilutės?.

6. Patikrinkite žymą Pažymėti kaip eksportuotas.

   Ji pažymėta iš anksto, todėl po eksporto sąskaitos faktūros liks pažymėtos kaip eksportuotos. Jei to nenorite, žymą nuimkite. Žr. Kaip pažymėti sąskaitas faktūras eksportuotomis?.

7. Juostos dešinėje spauskite Eksportuoti visas.

   Pažymėjus atskiras eilutes, mygtukas vadinasi Eksportuoti, o eksportuojamos tik pažymėtosios.

   Failas bus atsisiųstas į kompiuterį. Sąraše padarytas eilučių žymėjimas visada išvalomas – tai ne eksporto žyma, o tik pasirinktų eilučių rinkinys. Programos B1 atveju failo nebus: duomenys siunčiami per API, o pranešime nurodoma, kad eksportas pradėtas. Eilutėse tuo metu rodomas ženklas su paaiškinimu Vyksta eksportas, vėliau jį pakeičia eksporto data arba klaidos ženklas.

   Jei žymos Pažymėti kaip eksportuotas nenuėmėte, ką tik eksportuotos sąskaitos faktūros iš sąrašo dings: numatytajame rodinyje eksportuotos nerodomos.

   Tas pačias sąskaitas faktūras galima eksportuoti ir pakartotinai – pirma įjunkite filtrą Tik eksportuotos. Žalia eksporto žyma to netrukdo, tik atnaujinama jos data.

Ką daryti, jei nepavyko?

• Mygtukas Eksportuoti neaktyvus. Taip būna trimis atvejais: nepasirinkta įmonė, jos eksportas jau vykdomas arba sąrašas tuščias. Užvedę žymeklį ant mygtuko, pamatysite priežastį, pavyzdžiui, Pasirinkite šalį šoninėje juostoje, kad galėtumėte eksportuoti. Tuščio sąrašo atveju paaiškinimo nerodoma – patikrinkite filtrus.
• Eilutėje rodomas raudonas ženklas. Jo paaiškinimo antraštė – Šios sąskaitos eksportuoti nepavyks, o žemiau išvardytos priežastys. Tikrinama tas pats, ką tikrina ir eksportas, todėl tokias eilutes verta sutvarkyti iš anksto. Žr. Kaip nustatyti privalomus laukus ir numatytąsias reikšmes?.
• Rodomas pranešimas Sąskaitų nerasta. Patikrinkite filtrus Pardavimai ir Pirkimai: eksportuojamos tik sąraše rodomos sąskaitos faktūros.
• Rodomas pranešimas Eksportas galimas tik vienai šaliai — pasirinkite vieną šalį ir bandykite dar kartą. Šoninėje juostoje pasirinkite vieną įmonę ir eksportą pakartokite.
• Rodomas pranešimas apie neužpildytus privalomus laukus. Jame nurodoma sąskaita faktūra ir kurių laukų joje trūksta. Atverkite ją, laukus užpildykite ir eksportą pakartokite.
• Nepavyko kelių sąskaitų faktūrų iš karto. Pranešime išvardijamos pirmosios nepavykusios, o likusių skaičius sutraukiamas į vieną eilutę.
• Eksportas į B1 atmestas dėl API rakto. Pranešime nurodoma, kad apskaitos sistema rakto nepriėmė arba jis nenustatytas. Raktą patikrinkite tos įmonės kortelėje Eksportas ir apskaita. Žr. Kaip prijungti programą „B1“ per API raktą?.
• Rodomas pranešimas Šių sąskaitų eksportas jau vykdomas. Palaukite, kol pradėtas eksportas baigsis, ir bandykite dar kartą.

Susiję straipsniai

• Kaip veikia eksporto formatai ir jų nustatymai?
• Kaip nustatyti įmonės eksporto parametrus ir kodų sąrašus?
• Kuo skiriasi kiekinės ir suminės eilutės?
• Kaip pažymėti sąskaitas faktūras eksportuotomis?
• Nepavyko eksportuoti: ką daryti?