Kaip archyvuoti sąskaitas faktūras „Google Drive“ diske?

Į Drive keliauja patys dokumentai: PDF peržiūra arba originalus įkeltas failas. Tai ne apskaitos duomenų failas, todėl eksporto į apskaitos programą šis kanalas nekeičia.

Failai dedami į aplanką „Invox“, jame – aplankas kiekvienai įmonei, tada mėnesio aplankas, o jame dokumentai suskirstomi į pardavimus ir pirkimus.

Prieš pradedant

• Prijungti, pristabdyti, patikrinti ar atjungti gali tik administratorius. Narys mato tik būseną.
• Prisijungiama Google patvirtinimo lange. Google slaptažodžio INVOX niekada neprašo.
• Prieigos apimtis nurodyta pačioje skiltyje: Prijunkite Google Drive, kad automatiškai eksportuotumėte apdorotas sąskaitas. Sukursime Invox aplanką ir suskirstysime sąskaitas pagal tiekėją ir mėnesį. Galime tik kurti failus — negalime skaityti ar pasiekti kitų jūsų failų. Tikslus aplankų medis aprašytas aukščiau: be įmonės ir mėnesio, dar atskiriami pardavimai ir pirkimai.
• Automatiškai archyvuojami tik tų įmonių dokumentai, kurios kortelės viršuje pažymėtos mygtuku Priskirti kaip klientą. Žr. Ką reiškia „Mano klientas“?.
• Bendrą diską naudosite tik tada, jei prie jo iš anksto pridėsite INVOX paslaugos paskyrą kaip turinio tvarkytoją.

Žingsniai

1. Viršutinės juostos dešinėje spauskite krumpliaračio piktogramą, o nustatymų sąraše – Google Drive.

   

   Puslapyje yra dvi dalys: Importas (priėmimas) ir Eksportas į Drive. Ši procedūra – apie antrąją. Žr. Automatinis įkėlimas iš Google Drive.

2. Dalyje Eksportas į Drive spauskite Prijungti Google Drive.

   

   Būsite nukreipti į Google patvirtinimo langą.

3. Google lange patvirtinkite prieigą.

   Grįšite atgal į nustatymus, o pranešime bus rodoma Google Drive eksportas sėkmingai prijungtas.

4. Patikrinkite kortelę Google Drive eksportas.

   Šalia pavadinimo rodoma būsena: Aktyvus, Pristabdyta arba Klaida. Kortelėje taip pat matote jungiklį Eksportas įjungtas, eilutes Paskutinis eksportas ir Eksportuota sąskaitų, o įvykus klaidai – ir jos tekstą.

   Šis jungiklis įsigalioja iš karto. Atskirai išsaugoti nereikia.

5. Jei failai turi keliauti į bendrą diską, užpildykite lauką Bendras diskas (neprivaloma).

   Į lauką tinka ir bendro disko ID, ir nuoroda į aplanką jame. Palikus lauką tuščią, failai lieka prijungtos paskyros diske. Nurodžius savo aplanką, jis pakeičia aplanką „Invox“: įmonių aplankai kuriami tiesiai jame.

   Įrašę reikšmę, spauskite Išsaugoti. Pavykus rodoma Bendras diskas atnaujintas.

6. Spauskite Tikrinti ryšį.

   Pavykus rodoma Google Drive ryšys veikia. Kai pasiektas aplankas ar bendras diskas turi pavadinimą, jis nurodomas pačiame pranešime. Nepavykus rodomas klaidos tekstas, o būsena atnaujinama.

7. Įmonės kortelės viršuje spauskite Priskirti kaip klientą.

   Šį mygtuką mato tik administratorius. Jis persivadins į Mano klientas. Nuo tada patvirtintos tų įmonių sąskaitos faktūros į Drive keliaus netrukus ir be atskiro veiksmo. Kada tai įvyko, rodo eilutė Paskutinis eksportas.

   Ar sąskaita faktūra keliaus į Drive, sprendžiama vieną kartą – ją tvirtinant. Jei tuo metu eksportas nebuvo prijungtas ar įjungtas arba įmonė dar nebuvo Mano klientas, automatiškai ji nebekeliaus.

   Tokią ar bet kurią kitą sąskaitą faktūrą nusiųsite ranka: sąraše, eilutės meniu, spauskite Eksportuoti į Drive. Jau nusiųstoje eilutėje ta pati komanda vadinasi Eksportuoti iš naujo į Drive, o pranešime rodoma Eksportas į Drive eilėje. Būdo nusiųsti daug sąskaitų faktūrų iš karto nėra.

Ką daryti, jei nepavyko?

• Rodomas pranešimas Šios sąskaitos įmonė nėra „Mano klientuose“ — pirmiausia pažymėkite ją žvaigždute įmonių puslapyje, tada eksportuokite. Administratorius tos įmonės kortelės viršuje turi paspausti Priskirti kaip klientą. Tada eksportą pakartokite.
• Bendro disko išsaugoti nepavyksta. Rodomas pranešimas nurodo ir priežastį, ir sprendimą:
  • Nepavyko pasiekti šio bendro disko. Patikrinkite ID ir įsitikinkite, kad INVOX paslaugos paskyra pridėta prie bendro disko kaip turinio tvarkytoja.
  • Šis ID nurodo įprastą „Mano disko“ aplanką, o ne bendrą diską. Atidarykite bendrą diską ir nukopijuokite ID iš jo URL.
  • INVOX paslaugos paskyra mato šį elementą, bet negali jame kurti failų. Pasidalinkite aplanku su paslaugos paskyra kaip turinio tvarkytoja.
  • Serveryje trūksta Google Drive paslaugos paskyros konfigūracijos. Susisiekite su palaikymo komanda.
• Būsena rodo Klaida. Kortelėje rašoma, ką Drive atmetė. Priežastį pašalinę, spauskite Tikrinti ryšį: pavykus būsena grįžta į Aktyvus.
• Būsena rodo Pristabdyta. Išjungtas jungiklis Eksportas įjungtas. Įjunkite jį iš naujo. Eilutės meniu komanda Eksportuoti į Drive lieka matoma ir tada, tačiau siuntimas nepavyks.
• Naujų failų Drive nematyti. Pasitikslinkite, ar tvirtinant dokumentą eksportas jau veikė, o įmonė buvo Mano klientas. Jei ne, nusiųskite jį ranka eilutės meniu komanda Eksportuoti į Drive. Kada kanalas veikė paskutinį kartą, rodo eilutė Paskutinis eksportas. Kol nieko nebuvo išsiųsta, rodoma Dar neeksportuota.
• Norite atjungti, bet bijote prarasti archyvą. Kortelės apačioje spauskite Atjungti eksportą. Patvirtinimo lange rašoma: Ar tikrai norite atjungti? Esami failai jūsų Drive nebus ištrinti.

Susiję straipsniai

• Automatinis įkėlimas iš Google Drive
• Ką reiškia „Mano klientas“?
• Kaip eksportuoti sąskaitas faktūras į apskaitos programą?
• Kaip pažymėti sąskaitas faktūras eksportuotomis?