Kas yra INVOX ir ką jis padaro už jus?
INVOX – dokumentų skaitmeninimo programa buhalterijai. Ji priima dokumentus keliais kanalais, automatiškai nuskaito ir patikrina jų duomenis, o paruoštus duomenis perduoda į apskaitos programą. Prie tos pačios paskyros galite pakviesti dirbti kolegas.
Kasdienis darbas vyksta dviejose kortelėse: Įkelti ir Sąskaitos.
Kelias, kurį nueina dokumentas
Skyrius „Kelias, kurį nueina dokumentas“- Dokumentas patenka į INVOX vienu iš keturių būdų: įkeliate jį patys, persiunčiate el. paštu, įdedate į Google Drive aplanką arba perduodate per API.
- Failas paruošiamas apdorojimui: archyvai išpakuojami, keli dokumentai viename faile atskiriami, patikrinama vaizdo kokybė.
- INVOX nuskaito dokumentą ir išgauna jo duomenis.
- Duomenys sutvarkomi: atpažįstamos abi sandorio įmonės, papildomi registrų duomenys, patikrinama, ar sumos sutampa.
- Dokumentai, kuriems reikia papildomo dėmesio, peržiūrimi specialisto.
- Užbaigti duomenys atsiranda kortelėje Sąskaitos prie atitinkamos įmonės.
- Iš ten duomenis eksportuojate į apskaitos programą.
Kaip dokumentai patenka į INVOX
Skyrius „Kaip dokumentai patenka į INVOX“Kortelėje Įkelti failą nutempiate arba pasirenkate kompiuteryje. Šis kelias veikia iš karto, be jokių nustatymų.
El. pašto adresą paskyra gauna iš karto: jį rasite įkėlimo lange, kortelėje Persiųskite sąskaitas el. paštu. Google Drive kanalą įjungiate atskirai – lange Nustatymai, skiltyje Google Drive; toje pačioje skiltyje nustatomas ir eksportas į Drive.
Ketvirtasis kelias skirtas integracijoms: dokumentus į INVOX gali perduoti kita programa per API. Raktus tam susikuria administratorius lange Nustatymai, skiltyje API. Žr. Kas yra INVOX API?.
Kaip užtikrinama duomenų kokybė
Skyrius „Kaip užtikrinama duomenų kokybė“Dokumentai apdorojami automatiškai: duomenys nuskaitomi, papildomi registrų informacija ir sutikrinami. Dokumentus, kuriems reikia papildomo dėmesio – pavyzdžiui, dėl prastos vaizdo kokybės ar nevienareikšmiškų duomenų – papildomai peržiūri specialistas. Todėl nuo įkėlimo iki užbaigimo praeina šiek tiek laiko, o įkėlimų sąraše tuo metu matote apdorojimo būseną.
Netinkamą dokumentą INVOX atmeta ir sąraše nurodo priežastį. Žr. Kas vyksta su įkeltu dokumentu: būsenos.
Kur atsiranda paruošti duomenys
Skyrius „Kur atsiranda paruošti duomenys“Užbaigtos sąskaitos faktūros rodomos kortelėje Sąskaitos. Kairėje pasirenkate įmonę (INVOX ją vadina šalimi), dešinėje matote jos sąskaitas faktūras. Sąraše rodomos tik užbaigtos, todėl ką tik įkelto dokumento ten dar nebus.
Atvėrę sąskaitą faktūrą, matote nuskaitytus laukus ir galite juos pataisyti.
Kaip duomenys pasiekia apskaitos programą
Skyrius „Kaip duomenys pasiekia apskaitos programą“INVOX turi daugiau kaip 20 eksporto formatų. Vieni jų – bendrieji duomenų failai: CSV eksportas, JSON, Excel (XLSX), XML. Kiti skirti konkrečioms apskaitos programoms, pavyzdžiui Rivilė, Centas ar Finvalda.
Įjungti nieko nereikia: formatą kiekvienai įmonei pasirenkate jos kortelėje Eksportas ir apskaita, lauke Eksporto taikinys. Dauguma formatų atsisiunčiami kaip failas. Išimtis – B1: sąskaitos faktūros siunčiamos tiesiai per API, o failas neatsisiunčiamas.
Kaip gaunama INVOX paskyra
Skyrius „Kaip gaunama INVOX paskyra“Įprastas kelias – pakvietimas. Pirmąją įmonės paskyrą sukuria INVOX, o kolegas toliau kviečiate patys lange Nustatymai, skiltyje Komanda. Naudotojas čia turi vieną iš dviejų teisių: Administratorius arba Narys.
INVOX gali papildomai atverti ir savarankišką registraciją su nemokamu bandomuoju planu, kuriame įskaičiuotas ribotas sąskaitų faktūrų kiekis. Ar ji atverta, matyti prisijungimo lange: kai atverta, po prisijungimo forma rodoma Neturite paskyros? ir nuoroda Susikurkite. Jei tos eilutės nėra, paskyrą gausite tik pakvietimu.
Abu keliai veda į tą pačią programą. Savarankiškai užregistruota įmonė sutvarkoma taip pat: ją užregistravęs žmogus tampa administratoriumi, o paskyra gauna savo el. pašto adresą dokumentams. Kiek dokumentų galima įkelti, žr. Kiek dokumentų galima įkelti?.