Kas yra INVOX ir ką jis padaro už jus?

INVOX – programa apskaitos įmonėms. Ji priima jūsų klientų sąskaitas faktūras, automatiškai nuskaito ir patikrina jų duomenis. Paruoštus duomenis eksportuojate į kliento apskaitos programą.

Kelias, kurį nueina dokumentas

• Dokumentas patenka į INVOX: įkeliate jį patys, jis atsiunčiamas el. paštu, atsiranda Google Drive aplanke arba perduodamas per API.
• INVOX automatiškai nuskaito dokumento duomenis ir juos patikrina, pavyzdžiui, ar sutampa sumos.
• Dokumentas atitenka klientui, kuris jame nurodytas kaip pirkėjas arba pardavėjas. Jei nenurodytas nė vienas jūsų klientas, dokumentas laukia skiltyje Nepriskirta.
• Apdorota sąskaita faktūra atsiranda kliento sąraše Sąskaitos. Čia ją atversite ir, jei reikia, pataisysite.
• Iš to paties sąrašo sąskaitas faktūras eksportuojate į kliento apskaitos programą.

Kaip atrodo INVOX langas

Kairėje yra šoninė juosta, dešinėje – vieta, kurią atvėrėte. Šoninėje juostoje iš viršaus į apačią rasite:

• Kliento pasirinkimą. Viršuje rodomas atverto kliento pavadinimas ir jo apskaitos programa. Spaudę jį, galėsite pasirinkti kitą klientą; žr. Kaip pereiti prie kito kliento?.
• Atverto kliento vietas: Sąskaitos, Partneriai, Eksportas ir apskaita, Ataskaitos ir Kliento nustatymai.
• Įkėlimas. Čia matyti gauti dokumentai ir jų būsenos, ne tik atverto kliento. Administratorius mato visus, narys – savo įkeltus ir jam priskirtų klientų dokumentus. Skaičius prie jo rodo, kiek dokumentų dar skaitoma.
• Kortelę Pirmieji žingsniai. Ją mato administratorius: kortelė rodo, ką nustatyti pradedant darbą; žr. Kaip naudotis pirmųjų žingsnių kortele?.
• Jūsų įmonės vietas. Po jūsų įmonės pavadinimu yra Klientai, Nepriskirta ir Bendrieji nustatymai. Administratorius dar mato Planai ir kainos. Kas yra klientas ir kas laukia skiltyje Nepriskirta, žr. Kas yra klientai ir skiltis „Nepriskirta“?.
• Jūsų paskyros kortelę. Joje rodomas jūsų el. pašto adresas. Spaudę kortelę, pakeisite kalbą ar spalvų temą arba atsijungsite. Šalia esantis klaustukas atveria šį Pagalbos centrą.

Puslapio viršuje, per vidurį, yra laukelis Ieškoti visur. Juo greitai rasite sąskaitą faktūrą, įmonę ar veiksmą; žr. Kaip greitai rasti sąskaitą faktūrą, įmonę ar veiksmą?.

Apatiniame dešiniajame kampe yra pokalbio mygtukas. Juo parašysite INVOX pagalbai; žr. Kur gauti pagalbos?.

Jei INVOX tvarkote tik savo įmonės ar įmonių grupės apskaitą, užrašuose vietoj klientų minimos įmonės. Kurie užrašai keičiasi, žr. Kas yra klientai ir skiltis „Nepriskirta“?.

Kaip dokumentai patenka į INVOX

• Įkėlimas. Failus nutempkite į bet kurį INVOX puslapį arba įkelkite skiltyje Įkėlimas. Tai veikia iš karto, be jokių nustatymų; žr. Kaip įkelti pirmąją sąskaitą faktūrą?.
• El. paštas. Kiekvienas klientas gauna savo el. pašto adresą sąskaitoms faktūroms siųsti. Administratorius dar mato Bendras adresas – juo galima siųsti bet kurio kliento dokumentus. Adresus rasite skiltyje Įkėlimas; žr. Kaip siųsti sąskaitas el. paštu?.
• Google Drive. Aplanką prijungia administratorius: Bendrieji nustatymai, skirtukas Google Drive. Žr. Kaip automatiškai įkelti dokumentus iš Google Drive?.
• API. Dokumentus į INVOX gali perduoti kita programa. Raktus tam kuria administratorius: Bendrieji nustatymai, skirtukas API. Žr. Kas yra INVOX API?.

Kas vyksta su įkeltu dokumentu

Dokumentai apdorojami automatiškai. Skiltyje Įkėlimas matote kiekvieno dokumento būseną. Kliento sąraše Sąskaitos sąskaita faktūra atsiranda tik tada, kai jos apdorojimas baigtas, todėl ką tik įkelto dokumento ten dar nebus.

Netinkamą dokumentą INVOX atmeta ir nurodo priežastį. Ką reiškia kiekviena būsena, žr. Kas vyksta su įkeltu dokumentu: būsenos.

Kur atsiranda paruošti duomenys

Prisijungus atsidaro paskutinio atverto kliento Sąskaitos. Kol klientų dar nėra, atsidaro sąrašas Klientai. Sąskaitų sąrašas suskirstytas į skirtukus:

• Paruošta – sąskaitos faktūros, kurias galima eksportuoti;
• Reikia dėmesio – sąskaitos faktūros, kurias reikia sutvarkyti arba peržiūrėti, ir atmesti dokumentai;
• Eksportuotos – jau eksportuotos sąskaitos faktūros;
• Visi – viskas kartu.

Spaudę sąskaitos faktūros numerį, ją atversite. Matysite nuskaitytus laukus ir galėsite juos pataisyti. Ką INVOX nuskaito, žr. Ką INVOX nuskaito iš sąskaitos faktūros?.

Kaip duomenys pasiekia apskaitos programą

Kiekvienas klientas turi savo apskaitos programą. INVOX palaiko daugiau kaip 20 apskaitos programų ir failų formatų. Naujas klientas pradeda nuo jūsų įmonės numatytosios programos, jei ji pasirinkta. Kitą programą kliento skiltyje Eksportas ir apskaita, skirtuke Nustatymai, parenka administratorius arba narys, kuris tvarko tą klientą.

Eksportuojate kliento sąraše Sąskaitos mygtuku Eksportuoti. Daugumai programų atsisiunčiate failą ir jį importuojate į programą. Į programas, pažymėtas žyma API, sąskaitos faktūros siunčiamos tiesiogiai. Meniu dalyje Kita visada rasite CSV / Excel lentelė ir Originalūs dokumentai. Žr. Kaip eksportuoti duomenis į apskaitos programą?.

Paskyra ir kolegos

Įmonės paskyrą galite susikurti patys; žr. Kaip susikurti paskyrą?. Jei prisijungimo lange nėra nuorodos Susikurkite, žr. Kaip pradedama naudotis INVOX?.

Su viena įmonės paskyra dirba keli kolegos. Kiekvienas turi vieną iš dviejų teisių: Administratorius arba Narys. Administratorius mato visus klientus, juos prideda ir keičia bendruosius nustatymus. Narys mato tik jam priskirtus klientus ir tvarko jų eksportą bei kliento nustatymus. Kolegas pakviečia administratorius; žr. Kaip pakviesti kolegą? ir Kuo skiriasi administratorius ir narys?.

Susiję straipsniai

• Kaip susikurti paskyrą?
• Prisijungimas ir pirmieji žingsniai
• Kaip įkelti pirmąją sąskaitą faktūrą?
• Kas vyksta su įkeltu dokumentu: būsenos
• Kaip eksportuoti duomenis į apskaitos programą?
• Kas yra klientai ir skiltis „Nepriskirta“?