Automatinis įkėlimas iš Google Drive

Į bendrinamą Google Drive aplanką įdėtos sąskaitos faktūros į INVOX patenka pačios. Aplankas prijungiamas nustatymų skiltyje Google Drive, jos dalyje Importas (priėmimas).

Prieš pradedant

• Prijungti gali tik administratorius. Komandos narys tą pačią dalį mato be mygtukų. Žr. Kuo skiriasi administratorius ir narys?.
• Aplankas yra vienas visai paskyrai. Atskirų aplankų kiekvienai įmonei nustatyti negalima.
• Iš aplanko įkeliami tik PDF, JPG, PNG ir TIFF failai. Kitokie failai lieka nepastebėti, ir pranešimo apie juos nebus. Juos įkelkite per įkėlimo puslapį.
• INVOX aplanke nieko nekeičia: failų netrina, neperkelia ir nepervadina.

Žingsniai

1. Viršutinės juostos dešinėje spauskite krumpliaračio piktogramą.

   

   Atsidarys nustatymų langas.

2. Nustatymų sąraše spauskite Google Drive.

   

   Ši skiltis padalyta į dvi dalis. Dokumentų priėmimą valdo viršutinė dalis Importas (priėmimas).

   Apatinė dalis Eksportas į Drive skirta priešingam veiksmui – apdorotoms sąskaitoms faktūroms įrašyti į Drive. Žr. Kaip archyvuoti sąskaitas faktūras „Google Drive“ diske?.

3. Google Drive sukurkite aplanką tokiu pavadinimu, koks nurodytas pirmame dalies žingsnyje.

   

   Pavadinimas rodomas kopijuojamame langelyje. Jis turi sutapti tiksliai, ženklas į ženklą.

4. Aplanką bendrinkite su paslaugų paskyros adresu, nurodytu antrame žingsnyje.

   

   Drive aplanke spauskite dešinįjį pelės mygtuką, pasirinkite bendrinimą ir įrašykite nukopijuotą adresą. Pakanka Žiūrovo prieigos.

5. Dalyje Importas (priėmimas) spauskite Patikrinti ryšį.

   

   Radus aplanką rodomas pranešimas Aplankas rastas ir prijungtas!

   Šis mygtukas rodomas tik iki prijungimo. Apatinėje eksporto dalyje yra panašiai pavadintas mygtukas, skirtas kitam veiksmui.

6. Į aplanką įdėkite vieną PDF failą.

   Taip patikrinsite visą kelią nuo aplanko iki įkėlimų sąrašo.

7. Spauskite Sinchronizuoti dabar.

   Bus parodytas pranešimas Sinchronizacijos užduotis eilėje. Failai bus apdoroti netrukus. Failai paimami ne iš karto: užduotis atliekama eilės tvarka.

   Ar failas atkeliavo, patikrinkite įkėlimo puslapyje: paskutinių įkėlimų sąrašo filtre Šaltinis pasirinkite reikšmę Google Drive. Kiek laiko trunka apdorojimas, žr. Per kiek laiko apdorojami dokumentai?.

Ką ir kaip dažnai INVOX paima

Aplankas peržiūrimas kas 15 minučių. Šio dažnio pakeisti negalima.

Peržiūrimas visas aplankas kartu su jame esančiais vidiniais aplankais.

Failas paimamas vieną kartą. Vėliau jis nebeimamas, net jei aplanke jį perkelsite ar pervadinsite.

Pakeitus jau paimto failo turinį, pakeitimas nepastebimas. Tokiu atveju į aplanką įdėkite atskirą naują failą.

Vieno failo dydis – iki 50 MB; žr. Kokius failus galima įkelti?.

Ryšio būsena, pristabdymas ir atjungimas

Prijungus rodomas aplanko pavadinimas prie užrašo Aplankas, laukai Paskutinė sinchronizacija ir Apdoroti failai, o viršuje – žyma Aktyvus, Pristabdyta arba Klaida.

Lauke Paskutinė sinchronizacija rodoma tik data, be laiko. Iš jos nespręskite, ar peržiūra ką tik vyko – geriau žiūrėkite įkėlimų sąrašą. Kol nesinchronizuota nė karto, rodoma Dar nesinchronizuota.

Laukas Apdoroti failai rodo bendrą per šį ryšį sukurtų dokumentų skaičių. Nepavykę ir kaip kartotiniai praleisti failai į jį nepatenka, todėl aplanko turinio pagal šį skaičių netikrinkite.

Mygtukas Pristabdyti sinchronizaciją sustabdo tik naujų failų ėmimą. Ryšys, aplankas ir paimtų failų istorija išlieka, o mygtukas Sinchronizuoti dabar tuo metu neveikia. Pristabdymo metu į aplanką įdėti failai neprarandami: paspaudus Tęsti sinchronizaciją jie paimami per artimiausią peržiūrą.

Mygtukas Atjungti ryšį nutraukia. Prieš tai atsidarys langas Atjungti Google Drive su paaiškinimu Ar tikrai norite atjungti šį Google Drive aplanką? Naujų failų sinchronizacija bus sustabdyta. Jau apdorotos sąskaitos nebus paveiktos. Atjungus rodomas pranešimas Google Drive atjungtas.

Atjungimas Drive pusėje nieko nekeičia. Bendrinimą su paslaugų paskyra pašalinkite patys savo Drive aplanke.

Prijungus aplanką iš naujo, INVOX vėl peržiūri visus jame likusius failus. Kartotinių dokumentų neatsiras: dublikatų atmetimas naujoms paskyroms įjungtas. Jei jį išjungėte, prieš prijungdami iš aplanko pašalinkite senus failus. Žr. Kaip pakeisti sistemos nustatymus?.

Ką daryti, jei nepavyko?

• Rodomas pranešimas Nepavyko rasti aplanko. Įsitikinkite, kad aplanko pavadinimas tiksliai sutampa ir suteikėte bent Žiūrovo prieigą. Pavadinimą nukopijuokite iš lango dar kartą ir patikrinkite bendrinimą.
• Rodoma būsena Laukiama aplanko. Ryšys sukurtas, bet aplankas dar nerastas. Pataisę pavadinimą ar bendrinimą spauskite Tikrinti dar kartą – savaiminio pranešimo laukti neverta. Kol aplanko nėra, rodoma Aplankas dar nerastas. Įsitikinkite, kad aplanko pavadinimas tiksliai sutampa ir jis bendrinamas su paslaugų paskyra.
• Rasti keli tokio paties pavadinimo aplankai. Prijungti nepavyks, jei bendrinama aplanko kopija arba toks pat aplankas yra bendrajame diske. Rasti aplankai išvardijami su nuorodomis, o sprendimas nurodomas pačiame pranešime: Pašalinkite bendrinimą iš papildomų aplankų, kad liktų tik vienas, ir bandykite dar kartą.
• Rodomas pranešimas Nepavyko ieškoti aplanko. Bandykite dar kartą. Pakartokite patikrinimą po kelių minučių.
• Failo iš aplanko nėra įkėlimų sąraše. Per didelis, sugadintas arba anksčiau jau įkeltas failas praleidžiamas be pranešimo. Antrą kartą jis savaime nebeimamas. Ištrinkite jį iš aplanko ir įdėkite naują kopiją arba įkelkite failą per įkėlimo puslapį.
• Nurodoma, kad kelių failų apdoroti nepavyko. Kurių būtent – nenurodoma. Palyginkite aplanko turinį su įkėlimų sąrašu ir trūkstamus failus įkelkite iš naujo.
• Klaidos pranešimas parodytas angliškai. Sinchronizacijos klaidos į lietuvių kalbą neverčiamos. Teksto nebandykite iššifruoti – nusiųskite jį adresu support@invox.lt.
• Rodomas pranešimas apie nepavykusį veiksmą. Sinchronizacijos užduotis, būsenos keitimas ar atjungimas kartais nepavyksta. Veiksmą pakartokite po kelių minučių.
• Vietoje prijungimo žingsnių rodoma, kad integracija nesukonfigūruota. Šio pranešimo priežasties iš jo nustatyti negalima. Rašykite adresu support@invox.lt.

Susiję straipsniai

• Kaip įkelti dokumentus per portalą?
• Kokius failus galima įkelti?
• Kiek dokumentų galima įkelti?
• Kaip INVOX atpažįsta dublikatus?
• Kaip archyvuoti sąskaitas faktūras „Google Drive“ diske?