Kaip INVOX tikrina duomenų teisingumą?
Kiekvienas dokumentas tikrinamas automatiškai: perskaičiuojamos sumos, įmonės sutikrinamos su mokesčių mokėtojų registru, o PVM kodai – su VIES sistema. Dokumentus, kuriuos patikros pažymi, papildomai peržiūri specialistas.
Visa tai įvyksta anksčiau, nei sąskaitą faktūrą pamatote. Todėl jos lange matote ne patį tikrinimą, o tik jo išvadas.
Ar sumos sutampa
Skyrius „Ar sumos sutampa“Sumos ne tik nuskaitomos, bet ir perskaičiuojamos. Sutikrinama:
- ar kiekvienoje eilutėje kiekis, padaugintas iš kainos, duoda eilutės sumą;
- ar eilutės PVM atitinka eilutės sumą ir jos PVM tarifą;
- ar kaina prieš nuolaidą, atėmus nuolaidą, duoda galutinę kainą;
- ar eilučių sumos sudeda tarpinę sumą, o eilučių PVM – bendrą PVM;
- ar tarpinė suma su PVM duoda bendrą sumą;
- ar suminės eilutės sueina į tas pačias sumas.
INVOX prisitaiko prie to, kaip apvalina konkretus tiekėjas, ir prie skirtingų PVM neapmokestinamų eilučių rašymo būdų. Todėl kelių centų skirtumas savaime nelaikomas klaida.
Jei sumos vis dėlto nesutampa, sąskaitos faktūros lange rodoma įspėjimo juosta Sumos nesutampa. Patikrinkite tarpinę sumą, PVM ir bendrą sumą.
Patikra pakartojama ir tada, kai eilutes taisote patys. Perrašyti sumų negalima: Tarpinė suma, PVM ir Viso suma skaičiuojamos iš eilučių. Žr. Nesutampa sumos: ką daryti?.
Ar įmonė reali
Skyrius „Ar įmonė reali“Atpažinęs sandorio šalis, INVOX sutikrina jas su Lietuvos mokesčių mokėtojų registru. Iš ten papildoma teisinė forma, registracijos kodas ir šalis. Pavadinimas paliekamas toks, koks nuskaitytas iš dokumento.
Kartu patikrinama, ar įmonė buvo PVM mokėtoja būtent sąskaitos faktūros datą, o ne šiandien. Neatitikimą pažymi patikra, o tokį dokumentą peržiūri specialistas.
Jei registras tuo metu nepasiekiamas, dokumento apdorojimas dėl to nesustoja.
Ar PVM kodas registruotas
Skyrius „Ar PVM kodas registruotas“Pirmiausia PVM kodas patikrinamas be jokių užklausų: ar jis atitinka savo šalies formatą ir kontrolinį skaičių.
Po to abiejų šalių kodai tikrinami VIES sistemoje. Tai Europos Komisijos paslauga, todėl atsakymas priklauso ir nuo jos veikimo.
Tikrintos įmonės pusėje rodoma žyma:
- VIES: galiojantis – kodas registruotas.
- VIES: neregistruotas – kodas VIES sistemoje nerastas.
- VIES: nepasiekiamas – atsakymo gauti nepavyko. Tai nereiškia, kad kodas blogas.
Užvedę pelę ant žymos, matysite VIES registre įrašytą pavadinimą ir tikrinimo laiką. Jei pavadinimas skiriasi nuo dokumente nurodyto, INVOX įmonės nekeičia, tik pažymi dokumentą peržiūrai.
Kai kodas neregistruotas, sąskaitos faktūros lange rodoma raudona juosta su tos įmonės pavadinimu ir raginimu pasitikrinti kontrahentą prieš mokant ar eksportuojant. Žr. Ką reiškia PVM kodo tikrinimo pranešimai?.
Ar dokumentas jau buvo
Skyrius „Ar dokumentas jau buvo“Atskira patikra ieško dublikatų: to paties failo, to paties turinio arba to paties pardavėjo, numerio ir datos derinio. Žr. Kaip INVOX atpažįsta dublikatus?.
Kas dar tikrinama
Skyrius „Kas dar tikrinama“Šios patikros ekrane nieko nerodo, bet pagal jas dokumentas gali būti atiduotas specialistui:
- ar yra sąskaitos faktūros numeris, data, mokėjimo terminas ir valiuta;
- ar data nėra būsima ar įtartinai sena, o mokėjimo terminas nėra ankstesnis už sąskaitos datą;
- ar abi sandorio šalys turi kodus;
- ar nurodyta atsiskaitomoji sąskaita yra taisyklingas IBAN ir ar tas pardavėjas ja jau naudojosi;
- ar PVM nėra didesnis už tarpinę sumą ar neigiamas;
- ar keli PVM tarifai nesudėti į vieną eilutę.
Jei patikros duomenis pažymi kaip nevienareikšmius, dokumentas perskaitomas dar kartą ir tik tada perduodamas peržiūrai.
Ką matote ekrane
Skyrius „Ką matote ekrane“Atskiro patikrinimo ženklo nėra. Jei sąskaitos faktūros lange nieko neįspėjama, patikros nieko neaptiko.
Ekrane pasirodo tik šios išvados:
- įspėjimo juosta apie nesutampančias sumas;
- raudona juosta apie neregistruotą PVM kodą;
- PVM kodo tikrinimo žyma prie tikrintos įmonės;
- atmetimo priežastis įkėlimų sąraše, jei dokumentas taip ir netapo sąskaita faktūra.
Pačios patikros dokumento neatmeta. Dublikatas nustatomas automatiškai dar prieš patikras, o priežastį Nesutampa sumos parenka dokumentą peržiūrėjęs specialistas. Žr. Kodėl dokumentas atmestas?.
Jei sąskaita faktūra kaip dublikatas atmesta jau po patvirtinimo, jos lange papildomai rodoma žyma Dublikatas — neapmokestinta.
Reikšmė, kurios dokumente nebuvo, pažymima atskirai, o paaiškinime rašoma Reikšmė dokumente nerasta ir buvo išskaičiuota. Žr. Ką INVOX nuskaito iš sąskaitos faktūros?.
Tą pačią žymą gauna ir reikšmė, kurią INVOX ištaiso pats. Jei nuskaitytas IBAN netaisyklingas, INVOX palygina jį su patvirtintomis to pardavėjo banko sąskaitomis. Jei skiriasi tik vienas ženklas – pakeistas, papildomas, praleistas arba sukeistas su gretimu, – įrašoma patvirtintoji. Tada lauke IBAN matote pataisytą reikšmę su šia žyma, o dokumente lieka pradinė.
Apie patikrų išvadas INVOX atskirai nepraneša. Jas pamatysite atvėrę dokumentą.
Ką daryti radus įspėjimą
Skyrius „Ką daryti radus įspėjimą“- Nesutampa sumos. Atverkite eilutes ir palyginkite jas su dokumentu. Sumos taisomos eilutėse; žr. Eilučių taisymas: pridėti, pašalinti, skaidyti.
- Neregistruotas PVM kodas. Pasitikrinkite kontrahentą prieš mokėdami ar eksportuodami.
- Duomenys tiesiog neteisingi. Sąskaitos faktūros lange viršuje dešinėje spauskite trijų taškų ženkliuką ir pasirinkite Pranešti apie klaidą. Gausite patvirtinimą Pranešimas pateiktas. Netrukus jį peržiūrėsime. Žr. Kaip pranešti apie klaidingai nuskaitytą dokumentą?.