Kaip INVOX atpažįsta dublikatus?
Ta pati sąskaita faktūra dažnai atkeliauja du kartus: tiekėjas ją atsiunčia el. paštu, o kolega dar ir įkelia. Kad ji nepatektų į apskaitą du kartus, INVOX pakartotinę kopiją atmeta kaip dublikatą.
Lyginama tik su jūsų apskaitos įmonės gautais dokumentais. Su kitų įmonių dokumentais niekas nelyginama.
Kas laikoma dublikatu
Skyrius „Kas laikoma dublikatu“- Tas pats failas. Atmetamas iš karto, net jei pervadintas.
- Tas pats dokumentas, išsaugotas iš naujo. Pavyzdžiui, tas pats PDF, dar kartą eksportuotas iš tiekėjo programos: failas kitas, bet turinys tas pats. Atmetamas dar neperskaitytas.
- Ta pati sąskaita faktūra kitame faile. Pavyzdžiui, jau įkelto PDF nuskenuota kopija. Atmetama perskaičius, kai sutampa pardavėjo PVM mokėtojo kodas, sąskaitos faktūros numeris, data ir suma su PVM.
Kai pardavėjas, numeris ir data sutampa, o suma kita, dokumentas laikomas pataisyta sąskaita faktūra. Jis neatmetamas ir apdorojamas įprastai. Dokumentas be pardavėjo PVM mokėtojo kodo pagal šiuos duomenis nelyginamas.
Kvitas laikomas dublikatu, kai sutampa jo numeris, data, suma ir pardavėjo PVM mokėtojo kodas. Kvitas be numerio su kitais kvitais nelyginamas.
Kur matyti atmestą dublikatą
Skyrius „Kur matyti atmestą dublikatą“Kai tą patį failą įkeliate patys, įkėlimo eigos langelyje po jo pavadinimu rodoma Dublikatas: šis failas jau buvo įkeltas.
Kad ir kaip dublikatas atkeliautų – įkeltas, atsiųstas el. paštu ar iš Google Drive, – jis lieka skiltyje Įkėlimas. Vietoj būsenos rodoma Dublikatas. Šalia failo pavadinimo, po rodyklės, nurodoma, kokio anksčiau gauto failo kopija tai yra ir kada tas failas gautas. Visus atmestus dokumentus atrinksite žyme Atmesti.
Paspaudus eilutę, šone atsidaro skydelis. Jame parašyta, su kuriuo dokumentu kopija sutapo ir kada jis gautas. Jei originalas jau tapo sąskaita faktūra, nurodomas ir jos numeris. Originalą atversite mygtuku Atidaryti originalo sąskaitą arba Atidaryti originalą.
Narys mato tik savo įkeltus dokumentus ir dokumentus tų klientų, kuriuos tvarko. Jei originalo jis nemato, šalia failo pavadinimo nieko nerašoma, o skydelyje rodoma Toks pat failas jau buvo gautas anksčiau.
Kaip kopiją vis tiek apdoroti
Skyrius „Kaip kopiją vis tiek apdoroti“Jei du dokumentai tik atrodo vienodi arba kopijos tikrai reikia, ją galite apdoroti. Tai gali padaryti ir administratorius, ir narys.
Dublikato skydelyje yra mygtukas Vis tiek apdoroti. Po juo parašyta, kad kopija bus apdorota kaip atskiras dokumentas. Jį paspaudus, vietoj mygtuko atsiranda Apdoroti ir Atšaukti. Paspaudus Apdoroti, kopija perskaitoma kaip atskiras dokumentas, o jos eilutėje vėl rodomos įprastos būsenos.
Kopiją apdoroti galima vieną kartą, po to mygtukas dingsta. Apdorota kopija dublikatu nebelaikoma. Jei rodoma Nepavyko pradėti apdorojimo. Bandykite dar kartą., spauskite Vis tiek apdoroti dar kartą.
Kada dokumentas priimamas iš naujo
Skyrius „Kada dokumentas priimamas iš naujo“Tas pats failas priimamas iš naujo, jei ankstesnė jo kopija atmesta su žyma Nepavyko nuskaityti, Sugadintas failas arba Tuščias failas. Tada failą tiesiog įkelkite dar kartą.
Kreditinė sąskaita, atmesta su žyma Kreditinė, dublikatu irgi nelaikoma. Kreditinės sąskaitos apdorojamos, todėl įkelta dar kartą ji bus perskaityta ir apdorota. Žr. Kreditinės sąskaitos ir kiti ypatingi dokumentai.
Dokumentas priimamas iš naujo ir tada, kai iš jo gautą sąskaitą faktūrą pašalinote visų klientų sąrašuose, kuriuose ji buvo. Tai galioja tam pačiam failui, iš naujo išsaugotam failui ir tai pačiai sąskaitai faktūrai kitame faile. Dokumentas perskaitomas iš naujo ir tampa nauja sąskaita faktūra, be ankstesnių pataisymų. Senosios sąskaitos faktūros tada neatstatykite, kitaip sąraše bus dvi tos pačios sąskaitos faktūros. Žr. Kaip pašalinti arba atstatyti sąskaitą faktūrą?.
Jei bent viename kliento sąraše sąskaita faktūra liko, dokumentas atmetamas kaip dublikatas. Tas pats failas, iš kurio buvo išskirtos kelios sąskaitos faktūros, atmetamas net tada, kai visas jas pašalinote. Taip pat atmetamas tas pats ZIP archyvas, dar kartą atsiųstas el. paštu ar per API. Tada jo dublikato skydelyje spauskite Vis tiek apdoroti, tada Apdoroti: bus perskaitytos visos jo sąskaitos faktūros. Arba reikiamą sąskaitą faktūrą įkelkite atskiru failu.
Puslapis, kurį atsisiuntėte iš nepanaudotų puslapių, irgi priimamas kaip naujas dokumentas. Žr. Keli dokumentai viename faile: skaidymas.
Kaip išjungti dublikatų atmetimą
Skyrius „Kaip išjungti dublikatų atmetimą“Jungiklis Atmesti dublikatus yra skiltyje Bendrieji nustatymai → Sistema, kortelėje Dokumentai. Jį keisti gali tik administratorius, narys šios skilties nemato. Numatytasis nustatymas – įjungta.
Išjungus jungiklį, pasikartojantys dokumentai nebeatmetami. Kiekviena kopija apdorojama kaip atskiras dokumentas, o skiltyje Įkėlimas rodoma su įprasta būsena, ne kaip Dublikatas. Nustatymas galioja visai apskaitos įmonei ir tik nuo šiol gaunamiems dokumentams. Žr. Kaip pakeisti sistemos nustatymus?.
Jei dublikatas vis tiek pateko į sąrašą
Skyrius „Jei dublikatas vis tiek pateko į sąrašą“Atverkite sąskaitą faktūrą ir praneškite apie klaidą, pasirinkę kategoriją Dublikatas. Žr. Kaip pranešti apie klaidingai nuskaitytą dokumentą?.