Kaip INVOX atpažįsta dublikatus?
Tas pats dokumentas į INVOX patenka du kartus dažniau, nei atrodo: kartą persiunčiamas laišku, kartą įkeliamas ranka. Tokius pasikartojimus INVOX atpažįsta trimis skirtingais patikrinimais.
Visi palyginimai atliekami tik paskyros viduje. Su kitų įmonių dokumentais niekas nelyginama.
Tas pats failas: atmetamas iš karto
Skyrius „Tas pats failas: atmetamas iš karto“Pirmasis patikrinimas lygina patį failą. Jei toks pats failas paskyroje jau buvo įkeltas, jis atmetamas dar neišsiųstas iš naršyklės.
Įkėlimo lauke po failo pavadinimu rodomas užrašas Dublikatas: šis failas jau buvo įkeltas.
Toks failas niekur neįrašomas. Įkėlimų sąraše jo taip pat nebus.
Yra dvi išimtys: ankstesnio to paties failo apdorojimas nutrūko arba dokumentas atmestas su priežastimi Išgavimas nepavyko. Tada tą patį failą INVOX priima iš naujo, jei jį persiunčiate paskyros el. pašto adresu; žr. Kaip siųsti sąskaitas el. paštu?. Įkėlimo puslapyje toks failas vis tiek sustabdomas kaip dublikatas. Nepavykus rašykite adresu support@invox.lt.
Patikrinimo neapeina ir pakartojimo mygtukas failo eilutėje – užvedus žymeklį ant jo rodomas užrašas Bandyti dar kartą. Jį paspaudus atliekamas tas pats patikrinimas ir gaunamas tas pats atsakymas.
Pašalinti dokumentai ir toliau laikomi originalais. Todėl anksčiau ištrintas failas, įkeltas antrą kartą, vėl bus atmestas – kitaip ištrintas dokumentas savaime sugrįžtų.
Tas pats turinys: atmetamas po įkėlimo
Skyrius „Tas pats turinys: atmetamas po įkėlimo“Antrasis patikrinimas lygina ne failą, o jo turinį. Failą pervadinus, įrašius iš naujo ar dar kartą išsiuntus iš tiekėjo programos, gaunamas kitas failas, o turinys lieka tas pats.
Iš PDF su tekstu lyginamas pats tekstas, todėl failo perrašymas ar naujas eksportas iš tiekėjo programos patikrinimo neapgauna. Iš nuotraukos ir iš skenuoto PDF be teksto lyginamas vaizdas taškas į tašką. Perrašius failą kitu formatu be kokybės praradimo, sutapimas išlieka. Sumažinta arba iš naujo suspausta ta pati nuotrauka laikoma nauju dokumentu.
Šis patikrinimas atliekamas jau įkėlus failą, prieš nuskaitymą. Įkėlimų sąraše eilutė rodoma su būsena Atmesta ir priežastimi Dublikatas.
Užvedus žymeklį ant priežasties, rodomas anksčiau įkelto failo pavadinimas. Šis užrašas neverčiamas ir rodomas angliškai.
Toks dokumentas toliau neskaitomas, todėl už jį INVOX mokesčio neima.
Su dokumentu, atmestu dėl priežasties Išgavimas nepavyko, turinys nelyginamas. Todėl iš naujo įrašytą tokio failo kopiją galima įkelti.
Ta pati sąskaita faktūra: pažymima INVOX pusėje
Skyrius „Ta pati sąskaita faktūra: pažymima INVOX pusėje“Trečiasis patikrinimas lygina jau nuskaitytus duomenis: sąskaitos faktūros numerį, pardavėjo PVM mokėtojo kodą ir datą. Suma į šį palyginimą neįeina.
Taip atpažįstamas tas pats dokumentas net tada, kai failas visiškai kitoks – pavyzdžiui, PDF ir to paties popieriaus nuotrauka.
Šis patikrinimas nieko neatmeta. Sutapimas pažymimas INVOX pusėje, o dokumentas apdorojamas įprastai. Paskyroje jokio ženklo apie tai nerodoma.
Kvitai tikrinami kitaip
Skyrius „Kvitai tikrinami kitaip“Kvite dažniausiai nėra sąskaitos faktūros numerio, todėl jam taikoma kita taisyklė. Lyginamas kvito numeris, data, suma su PVM ir pardavėjo PVM mokėtojo kodas.
Kvitas be numerio dublikatu nelaikomas niekada. Taip apsidraudžiama, kad nebūtų sulieti du skirtingi to paties pardavėjo tos pačios dienos kvitai su ta pačia suma.
Kai dokumentas atkeliauja el. paštu arba iš Drive
Skyrius „Kai dokumentas atkeliauja el. paštu arba iš Drive“Šiais keliais atkeliavęs tas pats failas dingsta be jokio ženklo: eilutės nėra, pranešimo nėra, atsakymo į laišką taip pat nėra. Kitas failas tuo pačiu turiniu įkėlimų sąraše rodomas su priežastimi Dublikatas.
Todėl persiųstus laiškus ir aplanko turinį pasitikrinkite įkėlimų sąraše. Žr. Kaip siųsti sąskaitas el. paštu? ir Automatinis įkėlimas iš Google Drive.
Kur keičiamas dublikatų nustatymas
Skyrius „Kur keičiamas dublikatų nustatymas“Nustatymas Dublikatų aptikimas yra nustatymų skiltyje Sistema. Šią skiltį mato tik administratorius.
Jungiklis Atmesti dublikatus naujoms paskyroms įjungtas. Po juo rodoma Pasikartojantys dokumentai automatiškai atmetami ir neapdorojami.
Išjungus jungiklį, po juo rodoma Pasikartojantys dokumentai apdorojami įprastai ir pažymimi peržiūrai. Antras egzempliorius tada apdorojamas ir portale rodomas kaip atskiras dokumentas. Sutapimas užrašomas INVOX pusėje, tačiau paskyroje nerodomas.
Pakeitimas galioja tik būsimiems įkėlimams. Žr. Kaip pakeisti sistemos nustatymus?.
Ką galite padaryti
Skyrius „Ką galite padaryti“Jei dublikatas vis dėlto pateko į sąskaitų sąrašą, atverkite dokumentą ir praneškite apie klaidą, pasirinkę kategoriją Dublikatas. Žr. Kaip pranešti apie klaidingai nuskaitytą dokumentą?.
Jei dublikatu klaidingai palaikytas kitas dokumentas, paskyroje to atšaukti negalima. Rašykite adresu support@invox.lt.