Kuo skiriasi administratorius ir narys?
Rolės skiriasi ne dokumentų prieiga, o paskyros administravimu. Narys gali daugiau, nei įprasta manyti: jis įkelia ir taiso dokumentus, eksportuoja juos ir įrašo apskaitos programos prisijungimo laukus. Administratoriui palikta siaura sritis – žmonės, įmonių priskyrimai, skiltys Sistema bei API ir prenumeratos pratęsimo atšaukimas.
Ką gali kiekvienas naudotojas
Skyrius „Ką gali kiekvienas naudotojas“Narys atlieka visą kasdienį apskaitos darbą: įkelia dokumentus, taiso nuskaitytus duomenis ir eksportuoja sąskaitas faktūras į apskaitos programą.
Įmonės kortelės skirtuke Eksportas ir apskaita narys gali įrašyti ir išsaugoti apskaitos programos prisijungimo laukus. Tai apgalvotas sprendimas: eksporto duomenys laikomi kasdieniu darbu, o ne administravimu. Šiuos laukus narys pildo prie bet kurios įmonės – net jei jai dar netaikytas atskiras eksporto formatas.
Vieną dalyką verta žinoti iš anksto: išsaugotos reikšmės nariui nerodomos, todėl laukai atsidaro tušti. Palikus tuščią paprastą lauką ir išsaugojus, ankstesnė reikšmė ištrinama. Slapto lauko, pavyzdžiui, API rakto, tai neliečia: jis lieka toks, koks buvo. Žr. Kaip nustatyti įmonės eksporto parametrus ir kodų sąrašus?.
Sąrašą Komandos nariai mato visi. Iš jo matyti, kas yra administratorius ir kokios įmonės kuriam kolegai priskirtos. Ten pat pažymėti ir tie kolegos, kurie dar nė karto neprisijungė. Žr. Kaip pakviesti kolegą?.
Skiltį Profilis kiekvienas tvarko savo. Skiltyje Įmonė surašyti jūsų apskaitos įmonės rekvizitai: narys juos mato, o keisti gali administratorius. Skiltis Google Drive nariui rodoma tik peržiūrai. Skiltis Atsiskaitymas rodoma abiem rolėms: joje matomas užsakymų sąrašas, o planą turinčiai paskyrai – ir jos planas.
Ką gali tik administratorius
Skyrius „Ką gali tik administratorius“- Komandos tvarkymas: kvietimai, rolių keitimas ir narių šalinimas; žr. Kaip pakviesti kolegą?.
- Įmonių priskyrimas nariams ir žyma Mano klientas; žr. Kaip priskirti įmones komandos nariams?.
- Skiltis Sistema, kurioje nurodomi visai paskyrai galiojantys nustatymai; žr. Kaip pakeisti sistemos nustatymus?.
- Skiltis API: raktų kūrimas ir atšaukimas; žr. Kaip sukurti ir atšaukti API raktą?.
- Skilties Google Drive nustatymai.
- Įmonės eksporto taikinys, jos eksporto nustatymai ir kodų sąrašai; žr. Kaip nustatyti įmonės eksporto parametrus ir kodų sąrašus?.
- Prenumeratos pratęsimo atšaukimas skiltyje Atsiskaitymas, kai įmonė turi prenumeratą.
Nustatymų sąraše administratorius mato visas skiltis: Profilis, Įmonė, Komanda, Atsiskaitymas, Sistema, Google Drive ir API. Nariui skiltys Sistema ir API iš viso nerodomos. Atvėręs API puslapį tiesiogine nuoroda, narys pamatys tik pranešimą API raktus gali valdyti tik įmonės administratoriai. Raktų sąrašo, net paslėpto, jam nebus.
Administratorius gali visa tai, ką gali narys. Kolega, tapęs administratoriumi, nieko nepraranda.
Kurias įmones mato narys
Skyrius „Kurias įmones mato narys“Ką narys mato, lemia ne rolė, o įmonių priskyrimai. Narys dirba tik su jam priskirtų įmonių sąskaitomis faktūromis.
Tai tikra prieigos riba, o ne sąrašo filtras. Nepriskirtos įmonės sąskaitos faktūros narys neatvers net turėdamas tiesioginę nuorodą. Tokios įmonės kortelėje jis daugių daugiausia matys pavadinimą ir kontaktus; skirtukų ir statistikos nebus.
Naujas narys, kuriam dar nepriskirta nė viena įmonė, mato tuščią sąskaitų faktūrų sąrašą. Tai ne gedimas: paskyra laukia priskyrimo.
Administratoriui priskyrimų nereikia. Sąraše Komandos nariai stulpelyje Priskirtos įmonės prie jo rodoma Visos įmonės.
Kai nariui atrodo, kad kas nors neveikia
Skyrius „Kai nariui atrodo, kad kas nors neveikia“- Įmonės kortelės skirtuke Eksportas ir apskaita narys gali rinktis eksporto taikinį, bet išsaugoti nepavyks. Ekrane liks angliškas klaidos pranešimas, kurį užversite ranka. Taikinį ir eksporto nustatymus keičia administratorius.
- Įmonės kortelės skirtukai Komanda ir Nustatymai nariui atsidaro tušti. Tai ne klaida: jų turinį mato tik administratorius.
Kaip pakeičiama rolė
Skyrius „Kaip pakeičiama rolė“Rolę keičia administratorius sąraše Komandos nariai, nario eilutės meniu. Paskyroje visada turi likti bent vienas administratorius: prieš pažemindami paskutinį, administratoriumi paskirkite kitą kolegą.
Žingsniai ir paskutinio administratoriaus išlyga aprašyti straipsnyje Kaip pakviesti kolegą?.