Ką pajamavimas apima
Pajamavimas prasideda nuo dokumento, o ne nuo sumos. Iš gautos sąskaitos faktūros perkeliami rekvizitai ir eilutės, o tada nusprendžiama, kur ta suma priklauso.
- Tiekėjas – pavadinimas, įmonės kodas ir PVM mokėtojo kodas. Pagal juos dokumentas pririšamas prie tiekėjo kortelės.
- Dokumento duomenys – serija ir numeris, išrašymo data, mokėjimo terminas, valiuta.
- Sumos – suma be PVM, PVM suma ir suma su PVM. Eilučių sumos turi sutapti su dokumento suma.
- PVM tarifas ir PVM klasifikacijos kodas kiekvienai eilutei. Tai du skirtingi dalykai viename dokumente.
- Apskaitos sąskaita iš sąskaitų plano – sąnaudos, atsargos ar ilgalaikis turtas, pagal tai, kas nupirkta.
Po įrašo dokumentas atsiranda dviejose vietose: pirkimų žurnale ir tiekėjo skolos likutyje. Iš ten jis patenka į didžiąją knygą, o mėnesio gale – į PVM deklaraciją ir i.SAF gautų sąskaitų registrą.
Pajamavimas ir apmokėjimas – du skirtingi įrašai
Sąskaita pajamuojama tada, kai gaunamas dokumentas, o ne tada, kai sumokama. Tai kaupimo principas: sąnaudos pripažįstamos tą laikotarpį, kurį jos patirtos, nepriklausomai nuo pinigų judėjimo.
Todėl neapmokėta sąskaita jau yra apskaitoje ir jau matoma tiekėjų skolų sąraše. Apmokėjimas yra atskiras įrašas, kuris tą skolą uždaro. Praleistas pajamavimas iškreipia ir sąnaudas, ir mokėtinas sumas, o mėnesio gale – ir PVM atskaitą.
Kur pajamavime dažniausiai klystama
- Dublikatas. Ta pati sąskaita ateina ir el. paštu, ir popieriumi, o pajamuojama du kartus.
- Ne to laikotarpio data. Gruodžio sąskaita, pajamuota sausio data, iškreipia abu mėnesius.
- Klaidingas PVM klasifikacijos kodas. Sumos teisingos, bet eilutė patenka ne ten, kur turėtų, ir registras nesutampa su deklaracija.
- Vietoj sąskaitos faktūros pajamuojama išankstinė sąskaita. Proforma nėra apskaitos dokumentas.
- Nesuderintos eilutės. Eilučių suma nesutampa su dokumento suma, ir skirtumas lieka kabėti iki inventorizacijos.
Suminės ir kiekinės eilutės
Ta pati sąskaita faktūra apskaitoje gali atsidurti dviem detalumo lygiais. Suminė eilutė apibendrina dokumentą pagal PVM tarifą ir sąnaudų sąskaitą – kiek pirkta, kokiu tarifu, į kurią sąskaitą. Kiekinė eilutė perkelia kiekvieną prekę atskirai, su kiekiu, kaina ir kodu.
Pasirinkimas nėra skonio reikalas. Prekyboje ir gamyboje, kur reikia atsargų likučių ir savikainos, be kiekinių eilučių neišsiversi. Paslaugų įmonėje, kur svarbi tik sąnaudų rūšis, kiekinės eilutės padaugina ir darbo, ir vietų suklysti.
Nuo to paties pasirinkimo priklauso ir importo failo turinys, ir tai, kiek duomenų reikia peržiūrėti prieš eksportą. Todėl jis nustatomas vieną kartą įmonės kortelėje, o ne sprendžiamas kas mėnesį iš naujo.
Ką šiame darbe automatizuoja INVOX
Pajamavimas yra ta darbo dalis, kurią INVOX daro tiesiogiai. Gautos tiekėjų sąskaitos surenkamos iš el. pašto ar portalo, nuskaitomos, rekvizitai patikrinami, o duomenys paruošiami importui į apskaitos programą – pavyzdžiui, į Rivilę. Sprendimą dėl PVM klasės ir sąnaudų sąskaitos ir toliau priima buhalteris; programa jį tik pasiūlo ir įrašo.
Mokama už apdorotą dokumentą, ne už vietas ar modulius – visos kainos yra viename puslapyje.
Kur skaityti toliau
- Apskaitos dokumentas – Kuo dokumentas tampa apskaitos dokumentu ir kas į šį sąrašą nepatenka.
- Didžioji knyga – Visi įrašai, sugrupuoti pagal sąskaitas: likučiai, apyvartos ir iš ko sudaromos ataskaitos.
- PVM kodai – Du skirtingi dalykai tuo pačiu vardu: mokėtojo kodas ir klasifikacijos kodas eilutėje.