Išankstinė sąskaita (proforma)
Proforma yra pasiūlymas apmokėti. Ji gali atrodyti visiškai kaip sąskaita faktūra – su numeriu, data, eilutėmis ir suma – bet ūkinės operacijos ji nepatvirtina, todėl apskaitos dokumentu nėra.
Iš to plaukia paprasta taisyklė: proforma naudojama mokėjimui, o į apskaitą traukiama ta sąskaita faktūra, kurią tiekėjas išrašo po apmokėjimo. Pajamuota proforma yra viena dažniausių dublikato priežasčių – ta pati suma apskaitoje atsiranda dukart.
Avansinė sąskaita faktūra
Avansinė sąskaita faktūra išrašoma tada, kai avansas jau gautas. Tai mokestinis dokumentas: už gautą avansą paprastai atsiranda prievolė apskaičiuoti PVM, o pirkėjas pagal ją gali atskaityti pirkimo PVM, jei turi tokią teisę.
Kai prekės ar paslaugos pateikiamos, išrašoma galutinė sąskaita faktūra, kurioje avansas atimamas, kad ta pati suma nebūtų apmokestinta dukart. Apskaitoje avansas iki to laiko laikomas atskirai nuo įprastos tiekėjo skolos.
Avansas nėra ir sąnauda. Tai išankstinis mokėjimas, kuris sąnauda ar atsargomis tampa tik tada, kai prekės gaunamos arba paslaugos suteikiamos, todėl iki galutinio dokumento jis guli savo sąskaitoje ir ataskaitose atrodo kitaip nei įprasta skola.
Kaip atskirti vieną nuo kitos
Pavadinimas nepadeda: tiekėjai abu žodžius vartoja laisvai, o kartais ir abu tame pačiame dokumente. Todėl žiūrima ne į antraštę, o į tai, kas dokumente parašyta.
- Išankstinėje sąskaitoje dažniausiai rašoma, kad tai nėra PVM sąskaita faktūra arba kad apmokėjus bus išrašyta sąskaita faktūra.
- Avansinėje sąskaitoje faktūroje PVM yra išskirtas ir nurodyta, kad ji išrašyta už gautą avansą.
- Išankstinė sąskaita išrašoma prieš mokėjimą, avansinė – po jo.
- Galutinėje sąskaitoje faktūroje avansas matomas kaip atimama eilutė; proformos joje nebūna.
Jei abejojate, paprasčiausias kelias – palaukti. Sumokėjus pagal proformą, tiekėjas išrašo dokumentą, kurį jau galima pajamuoti; pajamuota proforma tampa dublikatu, kurį vėliau tenka šalinti ranka.
Apskaitos biure ši pora kainuoja daugiausia ne dėl teisės, o dėl srauto: proformos į buhalteriją atkeliauja kartu su visais kitais laiškais, ir jas turi atsijoti tas, kas į dokumentą žiūri pirmas.
Kaip šiuos du dokumentus skiria INVOX
Dokumento tipą INVOX nustato pats, dar prieš išgaudamas duomenis, ir su šia pora elgiasi taip pat, kaip su ja elgiasi apskaita. Avansinė sąskaita apdorojama kaip įprasta sąskaita faktūra ir pažymima tipu „Avansas". Išankstinė sąskaita atmetama su priežastimi „Ne sąskaita faktūra".
Todėl proformų kelti neverta – jos tiesiog grįš atgal. Apdorota avansinė sąskaita keliauja į apskaitos programą kartu su visomis kitomis, pavyzdžiui, eksportu į Būtentą, o kaina skaičiuojama tik už apdorotą dokumentą.
Kur skaityti toliau
- Apskaitos dokumentas – Kuo dokumentas tampa apskaitos dokumentu ir kas į šį sąrašą nepatenka.
- Kreditinė sąskaita – Dokumentas, tikslinantis ankstesnę sąskaitą – ir kodėl INVOX jo neapdoroja.
- Sąskaitų pajamavimas – Gautos sąskaitos įtraukimas į apskaitą – kas įvedama ir kuo tai skiriasi nuo apmokėjimo.