Kuo didžioji knyga skiriasi nuo žurnalo
Tie patys įrašai apskaitoje gyvena dviem pjūviais. Žurnale jie surašyti chronologiškai – viena operacija po kitos, ta tvarka, kuria įvyko. Didžiojoje knygoje tie patys įrašai perskirstyti pagal sąskaitas, todėl matyti ne įvykių eilė, o kiekvienos sąskaitos būklė.
Dėl to klausimai į juos keliami skirtingi. Žurnalo klausiama „kas vyko kovo 14 dieną", didžiosios knygos – „kiek per kovą susikaupė kuro sąnaudų ir kiek liko skolos tiekėjams".
Praktikoje abu pjūviai naudojami kartu. Radus neįprastą sumą didžiojoje knygoje, einama gilyn iki įrašo, o iš įrašo – iki dokumento. Šis kelias atgal veikia tik tada, kai kiekvienas įrašas turi dokumentą, prie kurio galima grįžti.
Ką rodo vienos sąskaitos kortelė
- Pradžios likutis – su kuo sąskaita įžengė į laikotarpį.
- Debeto apyvarta – visos sumos, įrašytos į sąskaitos debetą per laikotarpį.
- Kredito apyvarta – visos sumos, įrašytos į kreditą.
- Pabaigos likutis – pradžios likutis kartu su abiem apyvartomis.
- Kiekvieną sumą sudarantys įrašai su data, dokumentu ir korespondencija į kitą sąskaitą.
Dvejybinio įrašo taisyklė reiškia, kad kiekviena operacija paliečia bent dvi sąskaitas vienodomis sumomis, todėl visų sąskaitų debeto apyvarta turi sutapti su kredito apyvarta. Šį sutapimą rodo apyvartos žiniaraštis – trumpiausias būdas pamatyti, kad kažkas neužsidaro.
Apyvartos žiniaraštis ir mėnesio uždarymas
Apyvartos žiniaraštis – visų sąskaitų likučiai ir apyvartos vienoje lentelėje. Į jį žiūrima pirmiausia uždarant mėnesį, nes jame matyti ne tik sumos, bet ir tai, kuri sąskaita elgiasi kitaip nei įprastai.
- Tiekėjo sąskaita su debeto likučiu – dažniausiai permoka arba neužskaitytas avansas.
- Sąnaudų sąskaita, kurios apyvarta staiga dvigubai didesnė, – dublikatas.
- Pirkimo PVM, nesutampantis su deklaracija, – klaidingas tarifas arba klasė eilutėje.
- Tarpinė sąskaita, kuri neužsidaro, – nebaigta operacija, dažniausiai neįvestas dokumentas.
Visi keturi atvejai matomi žiniaraštyje anksčiau nei ataskaitose, ir visi keturi kilę iš dokumentų, o ne iš paties registro.
Kaip gauta sąskaita patenka į didžiąją knygą
Kelias visada tas pats: dokumentas, pajamavimas, įrašas žurnale, ir tik tada – didžioji knyga. Tiekėjo sąskaita paprastai paliečia tris sąskaitas iš karto: sąnaudų arba atsargų, pirkimo PVM ir mokėtinų sumų tiekėjams.
Todėl didžiosios knygos klaidos beveik niekada nėra didžiosios knygos klaidos. Jos ateina iš dokumento – ne to laikotarpio datos, ne tos sąnaudų sąskaitos, dukart pajamuoto dublikato. Tvarkinga didžioji knyga prasideda nuo tvarkingo pirkimų registro, o į apskaitos programą duomenys gali keliauti ir failu, ir tiesiogiai – kaip eksporte į Finvaldą.
Kiek kainuoja vienos gautos sąskaitos apdorojimas, kol ji atsiduria programoje, matyti kainos puslapyje.
Kur skaityti toliau
- Sąskaitų planas – Įmonės sąskaitų sąrašas su kodais: klasės, detalumas ir kaip jį susieti su eksporto kodais.
- Sąskaitų pajamavimas – Gautos sąskaitos įtraukimas į apskaitą – kas įvedama ir kuo tai skiriasi nuo apmokėjimo.
- Dimensijos apskaitoje – Objektai, projektai ir padaliniai šalia sąskaitos: kam jie, ir kada jie keliauja į eksportą.