Kaip plane sudėliotos klasės
Lietuvoje įprasta šešių klasių struktūra, kurioje pirmas kodo skaitmuo pasako, kurios ataskaitos eilutė tai bus. Tai nusistovėjusi praktika, o ne kiekvienai įmonei privaloma forma.
- 1 klasė – ilgalaikis turtas.
- 2 klasė – trumpalaikis turtas: atsargos, pirkėjų skolos, pinigai.
- 3 klasė – nuosavas kapitalas.
- 4 klasė – įsipareigojimai, tarp jų ir mokėtinos sumos tiekėjams.
- 5 klasė – pajamos.
- 6 klasė – sąnaudos.
Toliau planas skaidomas tiek, kiek įmonei iš tikrųjų reikia. Per smulkus planas kainuoja kasdien: kuo daugiau panašių sąnaudų sąskaitų, tuo dažniau ta pati sąskaita faktūra kas mėnesį pataiko į skirtingas.
Kita kraštutinybė ne geresnė. Per stambus planas neklaidina, bet ir nieko nepasako: kai visos biuro išlaidos guli vienoje sąskaitoje, ataskaita rodo sumą, kurios niekas nebegali paaiškinti.
Kada reikia naujos sąskaitos, o kada – dimensijos
Jei reikia žinoti, kokia tai sąnaudų rūšis, atsakymas yra sąskaita. Jei reikia žinoti, kuriam projektui, padaliniui ar objektui ta sąnauda priklauso, atsakymas yra dimensija, o ne dar viena sąskaita.
Painiava tarp šių dviejų dalykų yra dažniausia sąskaitų plano liga: plane atsiranda „Kuras – Vilniaus padalinys", o po metų tokių eilučių būna trisdešimt ir nė viena ataskaita jų nebesudeda.
Kaip planas keičiamas ir kodėl retai
Sąskaitų planas gyvena metais, o ne mėnesiais. Nauja sąskaita atsiranda tada, kai atsiranda nauja veiklos rūšis, o ne tada, kai kam nors norisi kitokio pavadinimo ataskaitoje.
Keičiant planą per metus, lyginamieji duomenys nustoja sutapti: praėjusių metų sumos lieka senose sąskaitose, šių metų – naujose. Todėl didesni pertvarkymai daromi nuo finansinių metų pradžios, o per metus pridedama tik tai, be ko neapsieinama.
Panaikinti sąskaitos, kurioje jau yra įrašų, nepavyks – ji tik uždaroma naudojimui. Tai dar viena priežastis nedauginti eilučių iš anksto: klaidingai sukurta sąskaita lieka plane ilgam.
Apskaitos biure prie to prisideda dar vienas dalykas. Kiekvienas klientas turi savo planą, o tas pats tiekėjas skirtingų klientų apskaitoje gali kristi į skirtingas sąskaitas, todėl kodai priskiriami pagal įmonę, o ne pagal tiekėją.
Sąskaitų planas ir gautų sąskaitų importas
Kad gauta sąskaita įsikeltų į apskaitos programą, jos eilutėms reikia kodų, kuriuos programa atpažįsta – sąnaudų sąskaitos, PVM klasės, kartais ir objekto. Kodai turi sutapti su tuo, kas patvirtinta plane, raidė į raidę: importas nepataisys kodo, kurio programoje nėra.
Todėl kodų sąrašai suvedami vieną kartą, prieš pirmą eksportą, ir tada nebejudinami. Kaip tai atrodo konkrečioje programoje, aprašyta formatų puslapiuose – pavyzdžiui, eksporte į Centą. Kiek kainuoja tokiu būdu paruošta sąskaita, matyti kainos puslapyje.
Kur skaityti toliau
- Didžioji knyga – Visi įrašai, sugrupuoti pagal sąskaitas: likučiai, apyvartos ir iš ko sudaromos ataskaitos.
- Dimensijos apskaitoje – Objektai, projektai ir padaliniai šalia sąskaitos: kam jie, ir kada jie keliauja į eksportą.
- Sąskaitų pajamavimas – Gautos sąskaitos įtraukimas į apskaitą – kas įvedama ir kuo tai skiriasi nuo apmokėjimo.