Kas yra ir kas nėra apskaitos dokumentas
Riba eina ne per formą ir ne per tai, ar dokumentas gražus. Klausimas vienas: ar jis patvirtina įvykusią ūkinę operaciją. Pasiūlymas, užsakymas ar priminimas apmokėti kalba apie tai, kas dar tik gali įvykti, todėl į apskaitą jie nepatenka.
- Yra: PVM sąskaita faktūra, sąskaita faktūra, kvitas, banko išrašas, kasos orderis, avanso apyskaita, darbo užmokesčio žiniaraštis.
- Nėra: komercinis pasiūlymas, užsakymo patvirtinimas, priminimas apie mokėjimą, išankstinė sąskaita (proforma), atskiras mokėjimo puslapis.
- Atskirai: važtaraštis įrodo prekių judėjimą, bet pirkimo operacija pajamuojama pagal sąskaitą faktūrą, ne pagal jį.
Yra ir riba, kurios iš paties dokumento nematyti: sutartis operacijos nepatvirtina, nors ir yra teisiškai svarbi. Pagal ją apskaitoje registruojama tik tada, kai atsiranda ją vykdantis dokumentas – sąskaita, aktas ar išrašas. Todėl sutartis saugoma byloje, o ne pajamuojama.
Ko dokumente turi būti
Apskaitos dokumento rekvizitus nustato Finansinės apskaitos įstatymas, o atskiroms dokumentų rūšims – ir kiti teisės aktai; PVM sąskaitai faktūrai reikalavimus kelia PVM įstatymas. Praktikoje tikrinama tas pats sąrašas: kas su kuo, kada, už ką ir kiek.
Trūkstamas rekvizitas nėra smulkmena, jei jis lemia atskaitą. Neteisingas ar negaliojantis tiekėjo PVM kodas yra dažniausias atvejis, kai dokumentas atrodo tvarkingas, o pirkimo PVM – ne.
Ką patikrinti prieš įrašą
Greitas patikrinimas prieš pajamavimą atrodo taip: ar tai apskritai apskaitos dokumentas, ar jis išrašytas jūsų įmonei, ar jame yra visi duomenys ir ar jis dar nebuvo įvestas.
- Gavėjas – jūsų įmonė, o ne darbuotojas ir ne kita grupės įmonė.
- Data ir numeris – pagal juos atpažįstamas dublikatas.
- Tiekėjo rekvizitai, tarp jų ir PVM kodas.
- Sumos, kurios sutampa: eilutės, PVM ir bendra suma.
- Ar tai originalus dokumentas, ar tik priminimas apie jau gautą sąskaitą.
Paskutinis punktas atrodo smulkmena, bet būtent priminimai ir atskiri mokėjimo puslapiai dažniausiai įvedami antrą kartą.
Popierius, skenas ir elektroninis dokumentas
Dokumento forma ir jo galia yra du skirtingi klausimai. Apskaitos dokumentas gali būti sudarytas ir saugomas elektroniškai, o gautas popierinis dokumentas gali būti skaitmenintas – svarbu, kad turinys išliktų nepakitęs ir dokumentas būtų prieinamas visą saugojimo laikotarpį.
Nuo to, kuria forma dokumentas atkeliauja, priklauso tik darbo kiekis. Struktūrizuota e-sąskaita įkeliama be perrašymo; PDF ar nuotrauką tenka nuskaityti. INVOX priima abu kelius ir paruošia duomenis apskaitos programai – pavyzdžiui, eksportui į Saikas – o kaina skaičiuojama už apdorotą dokumentą, nesvarbu, kaip jis atėjo.
Kur skaityti toliau
- Avansinė sąskaita – Du panašiai skambantys dokumentai su priešinga reikšme – vienas pajamuojamas, kitas ne.
- Kreditinė sąskaita – Dokumentas, tikslinantis ankstesnę sąskaitą – ir kodėl INVOX jo neapdoroja.
- Sąskaitų pajamavimas – Gautos sąskaitos įtraukimas į apskaitą – kas įvedama ir kuo tai skiriasi nuo apmokėjimo.