Du registrai viename
i.SAF susideda iš dviejų dalių, kurias pildo skirtingos pusės. Išrašytų sąskaitų faktūrų registrą pildo pardavėjas, gautų – pirkėjas. Ta pati sąskaita faktūra tad atsiranda dukart: vieną kartą pas save, kitą – pas kontrahentą.
Būtent dėl to registras yra ne formalumas. VMI atlieka kryžminę i.SAF duomenų patikrą, o nesutapimai tarp dviejų pusių yra pirmas dalykas, kurį ji mato. Jei pirkimo dokumentas įvestas ne ta suma, ne ta data ar ne su tuo klasifikatoriumi, nesutapimas lieka registre net tada, kai deklaracijos suma teisinga.
Kaip duomenys patenka į i.SAF
- Rankomis, suvedant sąskaitas faktūras VMI sistemoje – tinka, kol jų vienetai.
- Įkeliant XML failą oficialiu i.SAF registro formatu, kurį suformuoja apskaitos programa.
- Tiesiogiai iš programos, jei ji turi savo prisijungimą prie VMI.
INVOX eksportas suformuoja vieno mėnesio XML failą oficialiu VMI i.SAF 1.2 registro formatu; ką su juo daryti toliau, sprendžiate patys. Tai atskira eilutė eksporto formatų sąraše – žr. i.SAF formato puslapį ir pagalbos centro instrukciją.
Registrai teikiami kas mėnesį, todėl vieno mėnesio dokumentai eksportuojami atskirai nuo kito: faile nurodomas laikotarpis, kuris susidaro iš to, kas į jį pateko.
Ką daryti su dokumentu, kuris į registrą netraukiamas
Ne viskas, kas ateina su suma, patenka į i.SAF. Tiekimas, kuris nėra PVM objektas, registre nedalyvauja, todėl tokiai eilutei priskiriamas atskiras kodas, o ne nulinis tarifas.
Tas pats pasakytina apie dokumentus, kurie apskritai nėra sąskaitos faktūros: važtaraštis, proforma ar priminimas apmokėti į pirkimų registrą nepatenka, nors popieriuje ir atrodo panašiai.
Jei dokumentas pajamuotas, bet registre jo būti neturi, klausimas visada tas pats: kuris kodas priskirtas eilutei. Registrą formuoja kodai, o ne sumos.
Ką patikrinti prieš formuojant failą
- Ar visos to mėnesio gautos sąskaitos jau pajamuotos – trūkstamas dokumentas registre matomas kaip tyla.
- Ar nėra dublikatų: ta pati sąskaita dukart registre yra blogiau nei jos nebuvimas.
- Ar kiekviena eilutė turi PVM klasifikacijos kodą ir ar jis dera su operacija, o ne tik su tarifu.
- Ar tiekėjų PVM kodai nuskaityti teisingai – kodo klaida keliauja tiesiai į registrą.
- Ar į registrą nepateko tai, kas į jį netraukiama, pavyzdžiui, ne PVM objektas.
Šis sąrašas yra tikroji i.SAF kaina: pats failas suformuojamas per kelias sekundes, o laikas sugaištamas jį tvarkant. Kiek kainuoja vieną kartą tvarkingai apdorota gauta sąskaita, matyti kainos puslapyje.
Kur skaityti toliau
- PVM klasifikatoriai – VMI kodų sąrašas eilutei: kas ką reiškia ir kodėl nuo jo priklauso i.SAF registras.
- SAF-T – Standartinis apskaitos duomenų failas mokesčių administratoriui – ir kuo jis skiriasi nuo i.SAF.
- i.VAZ – Važtaraščių duomenys VMI prieš vežimą – ir kodėl važtaraštis nėra gauta sąskaita.