Trys dalykai, kurie dažnai vadinami vienodai
- Popierinė sąskaita, gauta paštu ar su preke. Duomenis reikia perkelti ranka arba nuskaityti.
- Elektroninė sąskaitos kopija – PDF, nuotrauka ar skenas. Failas elektroninis, bet duomenys jame – vaizdas, o ne laukai.
- E-sąskaita – failas, kuriame kiekvienas laukas pavadintas: tiekėjas, data, eilutė, tarifas, suma. Programa jį perskaito tiesiogiai.
Painiava kyla todėl, kad kasdienėje kalboje „elektroninė sąskaita" reiškia antrą punktą, o teisės aktuose ir sistemose – trečią. Buhalteriui skirtumas praktiškas: nuo jo priklauso, ar duomenis dar reikės tikrinti raidė po raidės.
Trečias punktas yra tas, dėl kurio dažniausiai ginčijamasi. Struktūrizuotu laikomas ne bet koks skaitmeninis failas, o toks, kurio laukus programa atpažįsta be spėjimų. PDF su tvarkinga lentele tokio pažado neduoda: lentelė yra piešinys, o ne duomenys.
Kaip e-sąskaita atkeliauja
Struktūrizuotas dokumentas retai siunčiamas paprastu laišku. Dažniausiai jis perduodamas tinklu, kuriame abi pusės turi savo operatorių, o dokumentas keliauja sutartu formatu – Europoje tam plačiausiai naudojamas Peppol tinklas ir EN 16931 standarto duomenų modelis.
Viešuosiuose pirkimuose elektroninės sąskaitos naudojamos jau seniai, o privačiame sektoriuje jų dalis auga. Prievolių terminai keitėsi ir tebekinta, todėl konkrečias datas verta tikrinti pirminiuose šaltiniuose, o ne straipsniuose.
Yra ir paprastesnis kelias – tiekėjo portalas, iš kurio pirkėjas pats parsisiunčia dokumentą. Formatas tada priklauso nuo tiekėjo, todėl tokie failai dažnai būna įprastas PDF, o struktūrizuotas priedas prie jo pridedamas ne visada.
Ką e-sąskaita keičia buhalteriui
Struktūrizuotas dokumentas panaikina perrašymą, bet nepanaikina sprendimų. Tiekėjo siunčiamuose duomenyse nėra nei jūsų sąnaudų sąskaitos, nei PVM klasės, nei dimensijos – visa tai lieka pirkėjo pusėje.
Antras dalykas, kuris nesikeičia, – tikrinimas. E-sąskaita gali būti struktūrizuota ir kartu neteisinga: ne tas gavėjas, ne tas kiekis, ne ta data. Struktūra garantuoja tik tai, kad laukai bus ten, kur jų tikimasi.
Todėl nauda reali, bet siauresnė, nei skamba: dingsta vedimas ir spausdinimas, lieka apskaitinis sprendimas ir dokumento patikra.
Kodėl mišrus srautas išlieka
Net ten, kur e-sąskaitos naudojamos, dalis tiekėjų dar siunčia PDF, dalis – popierių, o kvitai iš viso atkeliauja nuotrauka. Apskaitos biure tai reiškia, kad vienu metu veikia du keliai, ir tvarkingas pajamavimas turi suveikti abiem.
INVOX dirba su antru keliu – su tuo, kas nėra struktūrizuota: PDF, skenais, nuotraukomis ir laiškais su priedais. Rezultatas abiem atvejais tas pats: duomenys su eilutėmis ir kodais apskaitos programoje, pavyzdžiui, eksportu į Euroskaitą. Kaina skaičiuojama už apdorotą sąskaitą.
Kur skaityti toliau
- Apskaitos dokumentas – Kuo dokumentas tampa apskaitos dokumentu ir kas į šį sąrašą nepatenka.
- i.SAF – Mėnesinis sąskaitų faktūrų registras VMI: kas teikiama, kokiu formatu ir kas lemia eilutę.
- Sąskaitų pajamavimas – Gautos sąskaitos įtraukimas į apskaitą – kas įvedama ir kuo tai skiriasi nuo apmokėjimo.