Trys dalykai, kurie dažnai vadinami vienodai
- Popierinė sąskaita, gauta paštu ar su preke. Duomenis reikia perkelti ranka arba nuskaityti.
- Elektroninė sąskaitos kopija – PDF, nuotrauka ar skenas. Failas elektroninis, bet duomenys jame – vaizdas, o ne laukai.
- E. sąskaita – failas, kuriame kiekvienas laukas pavadintas: tiekėjas, data, eilutė, tarifas, suma. Programa jį perskaito tiesiogiai.
Painiava kyla todėl, kad kasdienėje kalboje „elektroninė sąskaita" reiškia antrą punktą, o teisės aktuose ir sistemose – trečią. Buhalteriui skirtumas praktiškas: nuo jo priklauso, ar duomenis dar reikės tikrinti raidė po raidės.
Trečias punktas yra tas, dėl kurio dažniausiai ginčijamasi. Struktūrizuotu laikomas ne bet koks skaitmeninis failas, o toks, kurio laukus programa atpažįsta be spėjimų. PDF su tvarkinga lentele tokio pažado neduoda: lentelė yra piešinys, o ne duomenys.
Kaip e. sąskaita atkeliauja
Struktūrizuotas dokumentas retai siunčiamas paprastu laišku. Dažniausiai jis perduodamas tinklu, kuriame abi pusės turi savo operatorių, o dokumentas keliauja sutartu formatu – Europoje tam plačiausiai naudojamas Peppol tinklas ir EN 16931 standarto duomenų modelis.
Viešuosiuose pirkimuose elektroninės sąskaitos naudojamos jau seniai, o privačiame sektoriuje jų dalis auga. Prievolių terminai keitėsi ir tebekinta, todėl konkrečias datas verta tikrinti pirminiuose šaltiniuose, o ne straipsniuose.
Yra ir paprastesnis kelias – tiekėjo portalas, iš kurio pirkėjas pats parsisiunčia dokumentą. Formatas tada priklauso nuo tiekėjo, todėl tokie failai dažnai būna įprastas PDF, o struktūrizuotas priedas prie jo pridedamas ne visada.
Ką e. sąskaita keičia buhalteriui
Struktūrizuotas dokumentas panaikina perrašymą, bet nepanaikina sprendimų. Tiekėjo siunčiamuose duomenyse nėra nei jūsų sąnaudų sąskaitos, nei PVM klasės, nei dimensijos – visa tai lieka pirkėjo pusėje.
Antras dalykas, kuris nesikeičia, – tikrinimas. E. sąskaita gali būti struktūrizuota ir kartu neteisinga: ne tas gavėjas, ne tas kiekis, ne ta data. Struktūra garantuoja tik tai, kad laukai bus ten, kur jų tikimasi.
Todėl nauda reali, bet siauresnė, nei skamba: dingsta vedimas ir spausdinimas, lieka apskaitinis sprendimas ir dokumento patikra.
Kodėl mišrus srautas išlieka
Net ten, kur e. sąskaitos naudojamos, dalis tiekėjų dar siunčia PDF, dalis – popierių, o kvitai iš viso atkeliauja nuotrauka. Apskaitos biure tai reiškia, kad vienu metu veikia du keliai, ir tvarkingas pajamavimas turi suveikti abiem.
INVOX dirba su antru keliu – su tuo, kas nėra struktūrizuota: PDF, skenais, nuotraukomis ir laiškais su priedais. Rezultatas abiem atvejais tas pats: duomenys su eilutėmis ir kodais apskaitos programoje, pavyzdžiui, eksportu į Euroskaitą. Kaina skaičiuojama už apdorotą sąskaitą.
Kur skaityti toliau
- Apskaitos dokumentas – Kuo dokumentas tampa apskaitos dokumentu ir kas į šį sąrašą nepatenka.
- i.SAF – Mėnesinis sąskaitų faktūrų registras VMI: kas teikiama, kokiu formatu ir kas lemia eilutę.
- Sąskaitų pajamavimas – Gautos sąskaitos įtraukimas į apskaitą – kas įvedama ir kuo tai skiriasi nuo apmokėjimo.