Kas tai per posistemis
i.VAZ yra toje pačioje VMI išmaniojoje mokesčių administravimo sistemoje kaip ir i.SAF, tik žiūri į kitą dalyką. i.SAF domina dokumentas su suma, i.VAZ – prekių judėjimas: kas, iš kur, kur ir kada veža.
Skiriasi ir laikas. i.SAF teikiamas praėjus mėnesiui, o i.VAZ duomenys – prieš vežimo pradžią, todėl tai ne buhalterio mėnesio uždarymo, o kasdienio veiklos ritmo dalis. Kurioms įmonėms ir kuriems vežimams prievolė taikoma, nustato VMI paskelbtos taisyklės; jas verta tikrinti pirminiame šaltinyje.
Dėl to i.VAZ dažniausiai liečia ne buhalteriją, o sandėlį ar logistiką: duomenys pateikiami tada, kai buhalteris dokumento dar net nėra matęs. Į apskaitą tas pats vežimas ateina vėliau ir kitu dokumentu, todėl abu dalykai tvarkomi skirtingų žmonių ir skirtingu laiku.
Važtaraštis nėra sąskaita faktūra
Tai svarbiausias praktinis skirtumas, ir jį lengva pražiūrėti: važtaraštis dažnai atrodo kaip sąskaita – turi numerį, datą, prekių eilutes, neretai ir sumas. Bet apskaitos dokumentas, pagal kurį pajamuojama pirkimo operacija, yra sąskaita faktūra, o ne važtaraštis.
Iš to plaukia dvi taisyklės. Pirma – važtaraščio nereikia pajamuoti kaip sąskaitos, nes tada ta pati prekė apskaitoje atsiras dukart. Antra – važtaraštis vis tiek saugomas: jis įrodo, kad prekės atvežtos, ir yra pirmas dokumentas, kurio ieškoma ginče dėl trūkumo.
Ką su važtaraščiu daryti apskaitoje
Važtaraštis nepajamuojamas, bet ir neišmetamas. Juo įrodoma, kad prekės pristatytos, ir dažnai tik jame lieka tikslus pristatymo laikas, vieta ir priėmusio žmogaus parašas.
Praktikoje jis prireikia trimis atvejais: kai prekės atvežtos, o sąskaita dar neatėjo; kai kiekis sąskaitoje nesutampa su tuo, kas priimta; ir kai ginčijamasi dėl trūkumo arba žalos vežant.
Pirmas atvejis svarbiausias mėnesio gale. Prekės jau sandėlyje, inventorizacijoje jos suskaičiuojamos, o apskaitoje jų dar nėra, nes nėra dokumento su suma. Tai ne klaida, bet ją reikia pamatyti ir užsirašyti, kitaip skirtumo priežastis ieškoma ten, kur jos nėra.
Ką su važtaraščiais daro INVOX
INVOX apdoroja gautas sąskaitas faktūras ir kvitus. Važtaraštis nėra mokestinis dokumentas, todėl jis atmetamas su priežastimi „Ne sąskaita faktūra" ir į apskaitos programą nekeliauja – taip pat, kaip komerciniai pasiūlymai, užsakymų patvirtinimai ar priminimai apie mokėjimą.
Tai sąmoningas apribojimas, o ne trūkumas: dokumentas, kuris nėra pirkimo pagrindas, neturi patekti į pirkimų registrą. Kas patenka ir kokiu pavidalu, aprašyta formatų puslapiuose, tarp jų ir eksporte į Debetą. Atmestas dokumentas neapmokestinamas – kaina skaičiuojama tik už apdorotą sąskaitą.
Kur skaityti toliau
- i.SAF – Mėnesinis sąskaitų faktūrų registras VMI: kas teikiama, kokiu formatu ir kas lemia eilutę.
- Apskaitos dokumentas – Kuo dokumentas tampa apskaitos dokumentu ir kas į šį sąrašą nepatenka.
- SAF-T – Standartinis apskaitos duomenų failas mokesčių administratoriui – ir kuo jis skiriasi nuo i.SAF.