SAF-T ir i.SAF – ne tas pats
Vardai panašūs, apimtis – ne. i.SAF yra sąskaitų faktūrų registras, teikiamas kas mėnesį. SAF-T yra viso apskaitos ūkio nuotrauka: ne tik dokumentai, bet ir sąskaitų planas, didžiosios knygos įrašai, kontrahentai, atsargų ir turto duomenys.
Skiriasi ir paskirtis. Mėnesinis registras naudojamas deklaracijoms sutikrinti, o standartinis audito failas – patikrai: jis leidžia mokesčių administratoriui skaityti bet kurios programos duomenis ta pačia struktūra, nesigilinant į tai, kuo įmonė tvarko apskaitą.
Vardų panašumas kartais kainuoja. Mėnesinis registras gali būti jau suformuotas, bet standartinio audito failo iš jo nepadarysi: tai du skirtingi eksportai iš to paties šaltinio. Dėl to klausimas „ar turime SAF-T" yra klausimas apie programą, o ne apie dokumentų srautą.
Kas failo viduje
- Bendroji dalis – įmonės duomenys, laikotarpis, valiuta.
- Sąskaitų planas su likučiais laikotarpio pradžiai ir pabaigai.
- Didžiosios knygos įrašai su nuorodomis į dokumentus.
- Pirkimai ir pardavimai – sąskaitos faktūros su eilutėmis ir mokesčiais.
- Atsargų judėjimas ir ilgalaikio turto duomenys.
Dėl tokios apimties SAF-T nesuformuojamas iš dokumentų srauto – jį formuoja pati apskaitos programa, nes tik ji turi visus įrašus. Kurioms įmonėms ir nuo kada prievolė taikoma, skelbia VMI; ši informacija keitėsi etapais, todėl ją verta tikrinti pirminiame šaltinyje, o ne straipsniuose.
Ką tai reiškia apskaitos programai
Prievolė suformuoti tokį failą krenta ne ant buhalterio, o ant programos: būtent ji turi mokėti surinkti reikiamos struktūros rinkmeną iš savo duomenų. Todėl tai vienas iš klausimų, kurį verta užduoti renkantis apskaitos programą, o ne tą dieną, kai failo paprašoma.
Buhalteriui lieka kita dalis – kad duomenys, kuriuos programa surinks, būtų teisingi. Failas nieko neištaiso; jis tiesiog parodo tai, kas įrašyta.
- Kontrahentai vienodais kodais ir be dublikatų kortelėse.
- Tvarkingas sąskaitų planas be dubliuojančių eilučių.
- Dokumentai, pajamuoti to laikotarpio data, kuriam jie priklauso.
- Eilutės su kodais – ir sąnaudų sąskaita, ir PVM klasė.
Ką tai reiškia dirbant su gautomis sąskaitomis
Į SAF-T patenka tai, kas jau yra apskaitos programoje. Todėl viskas, kas vyksta anksčiau – ar gauta sąskaita pajamuota ta data, ar eilutės turi kodus, ar tiekėjas atpažintas teisingai – nusėda faile, kurio niekas nebetaiso rankomis.
INVOX SAF-T failo neformuoja ir negali: jis mato dokumentų srautą, o ne visą didžiąją knygą. Ką jis daro – paruošia gautas sąskaitas taip, kad jos į programą įkristų su kodais ir be dublikatų, pavyzdžiui, eksportu į BSS. Kiek tai kainuoja, matyti kainos puslapyje.
Kur skaityti toliau
- i.SAF – Mėnesinis sąskaitų faktūrų registras VMI: kas teikiama, kokiu formatu ir kas lemia eilutę.
- Sąskaitų planas – Įmonės sąskaitų sąrašas su kodais: klasės, detalumas ir kaip jį susieti su eksporto kodais.
- Didžioji knyga – Visi įrašai, sugrupuoti pagal sąskaitas: likučiai, apyvartos ir iš ko sudaromos ataskaitos.