Kaip inventorizacija vyksta
- Nustatoma data ir sudaroma komisija; apskaitos duomenys tai datai užfiksuojami.
- Turtas patikrinamas natūra – suskaičiuojamas, pasveriamas, išmatuojamas.
- Rezultatai surašomi aprašuose, kuriuos pasirašo komisija ir materialiai atsakingas asmuo.
- Faktiniai kiekiai sulyginami su apskaitiniais, o skirtumai surašomi sutikrinimo žiniaraštyje.
- Trūkumai ir pertekliai užregistruojami apskaitoje, o priežastys išsiaiškinamos atskirai.
Tikrinamos ne tik atsargos. Į inventorizaciją patenka ir ilgalaikis turtas, ir pinigai kasoje, ir skolos: tiekėjų bei pirkėjų likučiai derinami su jų pačių duomenimis.
Svarbi ir tvarka, kuria tai daroma. Faktiniai kiekiai surašomi prieš žiūrint į apskaitos likučius: pamatęs laukiamą skaičių, žmogus jį linkęs suskaičiuoti net ten, kur jo nėra.
Kodėl gautos sąskaitos iškreipia rezultatą
Dažniausias inventorizacijos skirtumas nėra vagystė ir nėra klaida sandėlyje. Tai prekės, kurios jau atvežtos, bet tiekėjo sąskaita dar guli neįvesta – arba atvirkščiai, sąskaita pajamuota, o prekės dar kelyje.
Todėl prieš skaičiavimą verta uždaryti dokumentų eilę: sutvarkyti neįvestas gautas sąskaitas, patikrinti dublikatus ir įsitikinti, kad visos to laikotarpio sąskaitos jau didžiojoje knygoje. Skirtumas, kurio priežastis – neįvestas dokumentas, kainuoja brangiausiai: jo ieškoma sandėlyje, o jis yra pašto dėžutėje.
Kada skaičiuojama ne dėl metinės ataskaitos
Metinė inventorizacija yra dažniausia, bet ne vienintelė. Turtas skaičiuojamas ir keičiantis materialiai atsakingam asmeniui, ir po vagystės ar gaisro, ir tada, kai apskaitos likutis akivaizdžiai nesutampa su tuo, kas stovi sandėlyje.
Prekybos ir gamybos įmonėse atskiros turto grupės tikrinamos dažniau nei kartą per metus – ne dėl reikalavimų, o todėl, kad kuo ilgesnis tarpas, tuo sunkiau rasti skirtumo priežastį.
Trūkumas ir perviršis
Trūkumas reiškia, kad apskaitoje turto yra daugiau nei iš tikrųjų; perviršis – atvirkščiai. Abu užregistruojami apskaitoje, o ne tyliai išlyginami, ir abiem ieškoma priežasties: netikslus matavimas, neįvestas dokumentas, neužregistruotas nurašymas ar iš tiesų dingusi prekė.
Trūkumas gali turėti ir PVM pasekmių, todėl sprendimas dėl jo priimamas ne sandėlyje. Perviršis irgi retai būna dovana: dažniausiai tai anksčiau klaidingai nurašyta ar ne ta prekė, priimta vietoj užsakytos.
Kaip pasiruošti be skubos
Metinė inventorizacija visada susiduria su gruodžio dokumentų banga, todėl viskas, kas sumažina neįvestų sąskaitų likutį gruodį, tiesiogiai sutrumpina sausį. Jei sąskaitos apdorojamos joms atėjus, o ne mėnesio pabaigoje, prieš skaičiavimą lieka sutikrinti likučius, o ne suvedinėti dokumentus.
INVOX čia nedaro nieko su pačia inventorizacija: jis tvarko tik gautų dokumentų eilę prieš ją ir paruošia duomenis apskaitos programai – pavyzdžiui, eksportui į Agnum. Kiek tai kainuoja, matyti kainos puslapyje.
Kur skaityti toliau
- Didžioji knyga – Visi įrašai, sugrupuoti pagal sąskaitas: likučiai, apyvartos ir iš ko sudaromos ataskaitos.
- Sąskaitų pajamavimas – Gautos sąskaitos įtraukimas į apskaitą – kas įvedama ir kuo tai skiriasi nuo apmokėjimo.
- Apskaitos dokumentas – Kuo dokumentas tampa apskaitos dokumentu ir kas į šį sąrašą nepatenka.