Kam dimensijos reikalingos
Apskaitos sąskaita atsako į klausimą „kas tai per sąnauda". Dimensija atsako į klausimą „kieno ji". Be dimensijų vienintelis būdas atsakyti į antrą klausimą yra kurti naują sąskaitą kiekvienam padaliniui, ir sąskaitų planas ima augti greičiau už įmonę.
- Objektas – dažniausiai fizinis vienetas: automobilis, patalpa, įrenginys.
- Projektas – darbas su pradžia ir pabaiga, kurio savikainą reikia matyti atskirai.
- Padalinys arba sąnaudų centras – organizacijos dalis, kuri turi savo biudžetą.
- Darbuotojas ar atsakingas asmuo – ten, kur sąnauda priskiriama žmogui.
Riba tarp sąskaitos ir dimensijos dažniausiai matyti iš klausimo formos. „Kiek išleista kurui" – tai sąskaita. „Kiek kuro išleido antras padalinys" – tai dimensija. Antrą klausimą be dimensijų galima atsakyti tik rankomis.
Dimensija dokumente, o ne ataskaitoje
Dimensija turi būti priskirta tada, kai dokumentas pajamuojamas. Vėliau, ataskaitos metu, jos nebeįrašysi: įrašas jau padarytas, o be požymio jis nebeįkrenta į jokį pjūvį. Dėl to dimensijos dažniausiai priskiriamos eilutei, o ne visam dokumentui – vienoje sąskaitoje faktūroje gali būti dviejų objektų kuras.
Kiek dimensijų programa leidžia ir kaip jos vadinamos, priklauso nuo pačios programos. Kelios jų aprašytos formatų puslapiuose, tarp jų ir eksportas į Business Central.
Kaip nepridaryti dimensijų, kurių niekas neskaito
Dimensijų paprasta prikurti ir sunku atsikratyti. Praktinė riba paprasta: dimensija verta tiek, kiek ją skaitanti ataskaita. Jei nė vienas žmogus įmonėje kas mėnesį nežiūri pjūvio pagal tą požymį, požymis tik ilgina darbą.
- Vienas požymis – viena prasmė. Jei objektas kartais reiškia automobilį, o kartais projektą, pjūvis nustoja ką nors reikšti.
- Reikšmių sąrašas baigtinis ir tvarkomas. Laisvas tekstas dimensijos lauke reiškia, kad ataskaitoje bus dešimt to paties padalinio rašybų.
- Privaloma tik ten, kur be jos ataskaita klaidinga. Privaloma visur – greičiausias būdas priversti žmones rinktis bet ką.
Kai taisyklė aiški, ją galima užrašyti ir palikti: tas pats tiekėjas kas mėnesį krenta į tą patį objektą, ir prie dokumento nebereikia galvoti iš naujo.
Dimensijos gautų sąskaitų sraute
Gautoje tiekėjo sąskaitoje dimensijos nėra – tiekėjas nežino jūsų objektų. Ją priskiria pirkėjas, dažniausiai pagal tiekėją, prekės kodą ar automobilio numerį dokumente. Todėl dimensijų priskyrimas yra tvarkos, o ne atpažinimo klausimas: taisyklė turi būti užrašyta vieną kartą, o ne prisimenama kas mėnesį.
INVOX eksporte dimensijų laukai perduodami ten, kur juos priima pati programa; kas keliauja į failą, surašyta kiekvieno formato puslapyje. Apdorojimo kaina nuo dimensijų nepriklauso – ji skaičiuojama už dokumentą.
Kur skaityti toliau
- Sąskaitų planas – Įmonės sąskaitų sąrašas su kodais: klasės, detalumas ir kaip jį susieti su eksporto kodais.
- Didžioji knyga – Visi įrašai, sugrupuoti pagal sąskaitas: likučiai, apyvartos ir iš ko sudaromos ataskaitos.
- Sąskaitų pajamavimas – Gautos sąskaitos įtraukimas į apskaitą – kas įvedama ir kuo tai skiriasi nuo apmokėjimo.